Uczniowie

Uczeń – komentarz merytoryczny

Moduł: Uczeń

Podstawy prawne funkcjonowania systemu informacji oświatowej (w skrócie SIO) stanowią:

  1. ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1927, z późn. zm.), zwana dalej ustawą,
  2. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1653), zwane dalej rozporządzeniem.

1. Podmioty zobowiązane do przekazywania danych o poszczególnych uczniach:

Do przekazywania danych o poszczególnych uczniach (w zakresie określonym ustawą) zobowiązane są:

  • szkoły i placówki oświatowe, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy,
  • jednostki samorządu terytorialnego,
  • okręgowe komisje egzaminacyjne.

UWAGA: Placówki oświatowo-wychowawcze oraz placówki artystyczne – ogniska artystyczne przekazują o poszczególnych uczniach wyłącznie dane dotyczące wypadków, jakim uległ uczeń będąc pod opieką placówki (art. 19 ustawy). Placówki te nie powinny wprowadzać danych wszystkich wychowanków.

UWAGA: Placówki kształcenia ustawicznego, placówki kształcenia praktycznego oraz ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego przekazują o poszczególnych uczniach wyłącznie dane o uczestnikach kwalifikacyjnych kursów zawodowych, a w przypadku uczestników innych form dokształcania i doskonalenia – wyłącznie dane dotyczące wypadków, jakim uległ uczestnik będąc pod opieką placówki (art. 19a ustawy).

UWAGA: Poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, wykazują dane identyfikacyjne uczniów, dla których prowadzą zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze lub wczesne wspomaganie rozwoju. Poradnie przekazują dane dziedzinowe, zgodnie z art. 8 pkt 2 lit. a-e ustawy.

2. Dane identyfikacyjne

Każda jednostka gromadząca dane na temat poszczególnych uczniów jest zobowiązana do podania danych identyfikacyjnych ucznia, czyli dokonania jego rejestracji.

Zgodnie z art. 11 ustawy dane identyfikacyjne ucznia w bazie danych SIO obejmują imię, nazwisko i numer PESEL, a w przypadku ucznia nieposiadającego numeru PESEL – imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz – jeżeli uczeń nie jest obywatelem polskim – kraj pochodzenia i dane dotyczące statusu ucznia:

1) obywatel państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Stowarzyszenia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej albo członek rodziny takiej osoby posiadający prawo pobytu lub prawo stałego pobytu;

2) osoba pochodzenia polskiego w rozumieniu przepisów o repatriacji;

3) osoba, której udzielono zezwolenia na pobyt stały na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

4) osoba posiadająca ważną Kartę Polaka;

5) osoba, której nadano status uchodźcy, albo członek rodziny takiej osoby;

6) osoba posiadająca zgodę na pobyt tolerowany;

6a) osoba, której udzielono zgody na pobyt ze względów humanitarnych, albo członek rodziny takiej osoby;

7) osoba, której udzielono ochrony uzupełniającej, albo członek rodziny takiej osoby;

8) osoba korzystająca z ochrony czasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

9) osoba, której na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej;

10) osoba, której na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt czasowy w związku z okolicznością, o której mowa w art. 127, art. 159 ust. 1, art. 176 lub art. 186 ust. 1 pkt 3 lub 4 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. poz. 1650, z późn. zm.);

11) członek rodziny osoby ubiegającej się o udzielenie ochrony międzynarodowej;

11a) osoba, która posiada kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”, wizę Schengen lub wizę krajową wydaną w celu wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

12) osoba, której uprawnienie do nauki wynika z umowy międzynarodowej;

13) inny.

2.1. Uczeń posiadający numer PESEL

Jeżeli wprowadzone informacje na temat ucznia zawierały numer PESEL, jego dane po zapisaniu w bazie danych SIO zostają dodatkowo przekazane do rejestru PESEL celem ich weryfikacji. W rezultacie poprawnej weryfikacji, do SIO, zostaje zwrócone potwierdzenie tożsamości ucznia oraz jego dodatkowe dane pozyskane z rejestru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO (drugie imię, płeć, data i miejsce urodzenia oraz obywatelstwo).

2.2. Uczeń nieposiadający numeru PESEL

Jeżeli uczeń nie posiada numeru PESEL, niezbędne jest podanie dodatkowych danych, które jednoznacznie zidentyfikują go w systemie. W takim przypadku należy zaznaczyć opcję Brak numeru PESEL, a następnie, oprócz imienia i nazwiska, uzupełnić typ oraz numer dokumentu tożsamości (serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość), kolejne imiona, datę urodzenia oraz płeć.

2.3. Uczeń niebędący obywatelem polskim

W przypadku, kiedy uczeń nie jest obywatelem polskim należy zaznaczyć opcję Czy podajesz status i kraj pochodzenia ucznia niebędącego obywatelem polskim i podać status ucznia oraz kraj pochodzenia.

2.4 Rejestracja ucznia w przypadku negatywnej weryfikacji danych identyfikacyjnych z rejestrem PESEL

W przypadku negatywnej weryfikacji danych identyfikacyjnych ucznia z danymi zawartymi w rejestrze PESEL uczeń zostaje zarejestrowany i widnieje w aplikacji jako niezweryfikowany. Dla ucznia niezweryfikowanego możliwe jest wprowadzenie jego danych dziedzinowych.

Zgodnie z art. 44 ust. 5 i 6 ustawy w przypadku negatywnej weryfikacji szkoła lub placówka oświatowa jest obowiązana do niezwłocznego wyjaśnienia stanu faktycznego dotyczącego niezgodności danych identyfikacyjnych ucznia z danymi osobowymi ucznia zawartymi w rejestrze PESEL. W celu wyjaśnienia stanu faktycznego szkoła lub placówka oświatowa na podstawie posiadanej dokumentacji przekazuje kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania ucznia informację o braku pozytywnej weryfikacji danych identyfikacyjnych ucznia z danymi osobowymi ucznia zawartymi w rejestrze PESEL. Na podstawie przekazanej informacji właściwy kierownik urzędu stanu cywilnego z urzędu dokona sprawdzenia danych zawartych w rejestrze PESEL zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2017 r. poz. 657).

W informacji przekazywanej do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego szkoła lub placówka oświatowa podaje:

1) imię i nazwisko ucznia;

2) numer PESEL ucznia;

3) datę i miejsce urodzenia ucznia;

4) adres miejsca zamieszkania ucznia oraz adresy zamieszkania rodziców ucznia, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia;

5) imiona i nazwiska rodziców ucznia;

6) podstawę prawną przekazania informacji, czyli art. 11 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2017 r. poz. 657).

Właściwy kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi o sposobie załatwienia sprawy szkołę lub placówkę oświatową, która przekazała taką informację o negatywnej weryfikacji danych identyfikacyjnych ucznia z danymi zawartymi w rejestrze PESEL.

Niezwłocznie po wyjaśnieniu stanu faktycznego szkoła lub placówka oświatowa jest zobowiązana do ponownego przekazania do bazy danych SIO danych identyfikacyjnych ucznia. Po pozytywnej weryfikacji znika w aplikacji oznaczenie ucznia jako niezweryfikowanego. Wszystkie wprowadzone dane dziedzinowe tego ucznia pozostają bez zmian.

Jeżeli szkoła lub placówka oświatowa nie przekaże ponownie do bazy danych SIO danych identyfikacyjnych ucznia, co miesiąc, począwszy od dnia negatywnej weryfikacji danych identyfikacyjnych tego ucznia, otrzymuje z bazy danych SIO informację o liczbie uczniów tej szkoły lub placówki oświatowej niezweryfikowanych pozytywnie, których dane są zgromadzone w bazie danych SIO. Informację taką otrzymuje także podmiot zobowiązany do przekazywania do RSPO danych tej szkoły lub placówki.

Z powyższej procedury wyłączeni są kierownicy szkół specjalnych zorganizowanych w podmiotach leczniczych.

3. Nauka ucznia/obowiązek

Data zakończenia nauki – rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach kończy się 31 sierpnia, dlatego też jako datę zakończenia nauki należy wykazywać dzień 31 sierpnia, także w przypadku maturzystów.

W szkołach ponadpodstawowych dla młodzieży: branżowych szkołach I stopnia i szkołach policealnych oraz we wszystkich typach szkół dla dorosłych zajęcia dydaktyczno-wychowawcze mogą rozpoczynać się w pierwszym powszednim dniu lutego i kończyć w ostatni piątek stycznia.

W przypadku Kolegium Pracowników Służb Społecznych data zakończenia nauki to 30 września.

W przypadku przedszkoli pełniących dyżur w okresie wakacyjnym, do których uczęszczają w tym okresie dzieci z innych przedszkoli, należy wykazać je w SIO, tj. zarejestrować dzieci i przypisać je do odpowiednich oddziałów na czas uczęszczania do przedszkola.

4. Uczniowie w oddziałach

Aby przypisać ucznia do oddziału należy w pierwszej kolejności uzupełnić informację o nauce ucznia, tj. rozpocząć naukę w Nauka ucznia. Należy także zarejestrować odpowiednie oddziały w zakładce Podmiot. Przypisania do oddziału dokonuje się na dany rok szkolny, tzn. należy zakończyć przypisanie do oddziału w poprzednim roku szkolnym, żeby móc przypisać ucznia do oddziału w bieżącym roku szkolnym.

Jeżeli uczeń uczęszczał do oddziału „0” w szkole podstawowej i kontynuuje naukę w tej szkole w klasie na poziomie wyższym niż „0” to należy:

  • zakończyć przypisanie do oddziału „0”,
  • zakończyć okres nauki ucznia (będzie to zakończenie danego etapu edukacji),
  • wznowić naukę ucznia (będzie to rozpoczęcie I etapu edukacyjnego),
  • przypisać ucznia do oddziału podstawowego na poziomie wyższym niż „0” (do klasy pierwszej).

W przypadku ucznia, który będąc uczniem danej szkoły został umieszczony w młodzieżowym ośrodku wychowawczym (MOW) lub przyjęty do młodzieżowego ośrodka socjoterapii (MOS) lub specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego (SOSW), szkoła macierzysta powinna zakończyć zarówno przypisanie ucznia do oddziału, jak i naukę temu uczniowi z dniem poprzedzającym dzień, w którym uczeń ten zostaje przyjęty do MOW, MOS lub SOSW. Uczeń taki, w szkole macierzystej będzie miał zakończoną naukę oraz zakończone przypisanie do oddziału na czas przeniesienia. Jednocześnie uczeń ten, musi zostać zarejestrowany jako wychowanek w placówce do której zostaje przeniesiony oraz powinien być także zarejestrowany oraz przypisany do oddziału w szkole specjalnej działającej w danym ośrodku, jeśli do niej uczęszcza realizując obowiązek szkolny i obowiązek nauki.

Przykładowo, jeśli uczeń zostaje umieszczony w MOW od dnia 1 września, to szkoła macierzysta powinna zakończyć temu uczniowi przypisanie do oddziału i naukę z dniem 31 sierpnia oraz uczeń ten powinien zostać zarejestrowany jako wychowanek w MOW oraz w szkole specjalnej działającej w tym ośrodku oraz przypisany do oddziału z dniem 1 września na czas umieszczenia w ośrodku.

 

W przypadku ucznia z niepełnosprawnościami sprzężonymi, który jest wpisany do księgi uczniów danej szkoły, ale realizuje obowiązek szkolny lub obowiązek nauki w formie indywidualnego programu edukacyjno-terapeutycznego uwzględniającego podstawę programową kształcenia ogólnego w ośrodku rewalidacyjno-wychowawczym, to w szkole uczeń taki powinien być przypisany do oddziału oraz szkoła powinna wykazać posiadane przez ucznia orzeczenia. W ośrodku rewalidacyjno-wychowawczym ten sam uczeń również powinien być przypisany do oddziału i także powinien mieć wykazane orzeczenie. Zatem uczeń w takim przypadku, będzie przypisany do oddziału i będzie miał wykazane orzeczenia zarówno w szkole, jak i w ośrodku rewalidacyjno-wychowawczym.

W przypadku, gdy dziecko ma w przedszkolu/szkole tylko zajęcia z wczesnego wspomagania rozwoju, a nie jest wychowankiem przedszkola, po wprowadzeniu danych dziecka należy przypisać go do oddziału dodatkowego „Wczesne wspomaganie rozwoju”, ale nie należy rozpoczynać nauki temu dziecku (nie wypełnia się danych w „Nauka wychowanka”). Ponadto porozumienie, o którym mowa w art. 127 ust 9 ustawy – Prawo oświatowe, określa podmiot zobowiązany do przekazywania danych o zajęciach w ramach wczesnego wspomagania rozwoju. W związku z tym, dane dziecko może mieć wykazane przypisane do oddziału dodatkowego – wczesne wspomaganie rozwoju – tylko przez jeden podmiot.