Uczelnia – składanie wniosku przez Rektora uczelni i p.o. Rektora uczelni/osoby wykonującej obowiązki służbowe Rektora uczelni

Data ostatniej aktualizacji: 02.05.2022

Uczelnia – składanie wniosku przez Rektora uczelni i p.o. Rektora uczelni/osoby wykonującej obowiązki służbowe Rektora uczelni.

Wnioski dla Rektora uczelni i p.o. Rektora uczelni/osoby wykonującej obowiązki służbowe Rektora uczelni rozpatrywane są przez Ministerstwo Edukacji i Nauki.

Jeżeli w podmiocie występuje już aktywne upoważnienie dla Rektora uczelni i p.o. Rektora uczelni/osoby wykonującej obowiązki służbowe Rektora uczelni system nie pozwoli na złożenie kolejnego wniosku, ponieważ w danej uczelni może występować tylko jedno aktywne upoważnienie z tą samą funkcją i w tym samym czasie.

W takiej sytuacji pojawi się komunikat:Nie można złożyć wniosku z funkcją kierowniczą, jeśli okres wniosku pokrywa się z okresem istniejącego upoważnienia do podmiotu z tą samą funkcją kierowniczą innego użytkownika”.

Należy pamiętać, że osoba która posiada już aktywne upoważnienie do wskazanego podmiotu, nie może złożyć nowego wniosku o dostęp do SIO dopóki nie zostanie ono cofnięte lub wygaśnięcie okresu jego obowiązywania upływa za więcej niż 3 miesiące. W przypadku złożenia wniosku z błędnymi danymi i jego niepotwierdzenia system nie zezwoli na złożenie nowego wniosku, do czasu jego wygaśnięcia po upływie 24 godzin. Podobna sytuacja występuje w przypadku potwierdzonego wniosku, który powinien zostać rozpatrzony przez MEiN przed złożeniem nowego wniosku.

Widok z komunikatu błędu został już złożony wniosek

W przypadku składania wniosku po raz pierwszy, jeśli użytkownik nie posiada aktywnego upoważnienia do uczelni lub innych podmiotów SIO, szczegółowo procedura opisana jest w punkcie 1.

Jeśli użytkownik posiada aktywne upoważnienie do innego podmiotu w SIO, procedura składania wniosku opisana jest w punkcie 2.

1. Składanie wniosku o upoważnienie przez danego użytkownika po raz pierwszy.

Aby złożyć wniosek o pozyskanie danych dostępowych do Systemu Informacji Oświatowej należy wejść na stronę https://sio.gov.pl/ kliknąć w  Złóż wniosek o dostęp znajdujący się pod przyciskiem ZALOGUJ

Okno logowania do SIO z miejscem do złożenia wniosku o dostęp

Po ukazaniu się okna należy wybrać sposób potwierdzenia tożsamości.

  • ePUAP – wymaga posiadania konta na profilu zaufanym
  • Osobiste stawiennictwo

Okno z widokiem na dwie opcje potwierdzania tożsamości - ePUAP i osobiste stawiennictwo

Po wybraniu sposobu potwierdzenia tożsamości wyświetli okno z wyborem podmiotu.

Okno wyszukiwania podmiotu dla którego ma zostać złożony wniosek

Po kliknięciu w WYBIERZ PODMIOT należy wybrać kafelek UCZELNIA :

okno z widokiem na okno z opcją wyszukania podmiotu

Po wprowadzeniu danych szukanego podmiotu (uczelni) pojawi się lista uczelni do wyboru. Należy wybrać podmiot, do którego będzie składany wniosek.

Najszybszą formą wyszukiwania jest wyszukiwanie po numerze REGON danej uczelni, bez uzupełniania pozostałych wierszy.

okno z widokiem na okno z opcją wyszukania podmiotu z wyszukaną uczelnią

Należy wypełnić wszystkie wymagane pola:

Okno  z widokiem na dane podstawowe podane we wniosku

Należy określić funkcję osoby wnioskującej w podmiocie:

  • Rektor uczelni
  • p.o. Rektora uczelni/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Rektora uczelni

Podmiot upoważniający – pole uzupełniane jest automatycznie zgodnie z wybranym podmiotem oraz funkcją osoby wnioskującej. Określa on gdzie rozpatrywany jest wniosek o uzyskanie danych dostępowych – w przypadku Rektora uczelni lub p.o. Rektora uczelni będzie to MEiN.

Należy określić datę rozpoczęcia i końca ważności upoważnienia. Maksymalnym okresem udzielenia upoważnienia dostępu do SIO jest okres 5 lat.

W przypadku Rektora uczelni oraz p.o. Rektora uczelni zakresy dostępu określane są automatycznie i obejmują wszystkie możliwe zakresy dla uczelni.

okno z widokiem na zakresy dostępowe we wniosku

W kolejnym kroku należy wypełnić Ustaw hasło oraz Powtórz hasło.

Hasło powinno spełniać następujące wymagania:

  • powinno składać się z minimum 12 znaków,
  • nie może zawierać polskich znaków,
  • powinno zawierać zarówno małe jak i duże litery,
  • powinno zawierać cyfry,
  • może zawierać również znaki specjalne (np. &, @, !).

Za pomocą podanego hasła można będzie obserwować status rozpatrywania wniosku o uzyskanie danych dostępowych do SIO, pobrać dane dostępowe do SIO oraz po uzyskaniu danych dostępowych zalogować się do podmiotu.

Widok na pola do wpisania hasła, które będzie potrzebne do potwierdzenia złożenia wniosku i pozyskania danych dostępowych oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy

UWAGA: Zaznaczenie zobowiązania do zachowania tajemnicy jest obowiązkowe.

Jeśli wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione należy kliknąć  WYŚLIJ.

Po wysłaniu nowego wniosku pojawi się informacja z potwierdzeniem złożenia wniosku.

Widok na komunikat potwierdź złożenie wniosku w ciągu 24 godzin poprzez link aktywacyjny jaki został wysłany na adres e-mali

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduję się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Okno z widokiem na treść wiadomości przychodzącej na e-mali osoby składającej wniosek o upoważnienia z informacją o rozpoczęciu procedury składania wniosku i aktywnym linkiem do potwierdzenia złożenia wniosku

Kliknięcie w link, który znajduje się w wiadomości otrzymanej na podany adres e-mail pozwoli przejść do strony, na której można odnaleźć złożony wniosek.

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z widokiem na funkcję wybierz podmiot

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z polami do wypełnienia - wyszukaj podmiot, Należy kliknąć Wybierz podmiot następnie wybrać Uczelnię, po wskazaniu uczelni automatycznie pojawią się jej dane.

W danych identyfikacyjnych wniosku należy wypełnić PESEL osoby wnioskującej oraz hasło, które było wprowadzone podczas składania wniosku.

Widok formularza do potwierdzenia złożenia wniosku z funkcją wyszukiwania podmiot, dla którego został złożony wniosek i polami do wypełnienia PESEL oraz hasło ustanowione przy składaniu wniosku

Jeśli wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione należy kliknąć POKAŻ WNIOSEK.

Widok z zaznaczonym przyciskiem złóż wniosek

Po kliknięciu przycisku POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU, wniosek zostanie wysłany do systemu.

Na podany adres e-mail wpłynie automatycznie wygenerowana wiadomość.

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku

Po rozpatrzeniu wniosku przez MEiN (w przypadku Rektora uczelni lub p.o. Rektora uczelni) zostanie wysłana wiadomość na podany adres e-mail:

Okno z widokiem na wiadomość po rozpatrzeniu wniosku

W przypadku akceptacji formalnej wniosku na podany adres e-mail wpłynie informacja:

Okno z widokiem na wiadomość e-mail po rozpatrzeniu formalnym

Po potwierdzeniu tożsamości zostanie wysłana wiadomość z linkiem do strony, z której można pobrać dane dostępowe.

okno z widokiem na wiadomość e-mail po potwierdzeniu tożsamości

W kolejnym oknie należy wybrać opcję POZYSKAJ DANE DOSTĘPOWE.

okno z widokiem na okno pozyskaj dane dostępowe

Po wpisaniu hasła wyświetli się okno z danymi dostępowymi (loginem):

okno z widokiem na wygenerowany login

Możliwość pobrania danych dostępowych jest do momentu pierwszego poprawnego zalogowania się do SIO.

2. Składanie wniosku o upoważnienie przez użytkownika posiadającego już aktywne upoważnienie do innego podmiotu.

Należy wybrać opcję Złóż wniosek o dostęp, który znajduję się na stronie https://sio.gov.pl/ pod przyciskiem ZALOGUJ

Procedura złożenia wniosku i wypełnienia formularza jest taka jak opisana w punkcie 1.

Należy uzupełnić formularz wniosku, wypełnić wszystkie wymagane pola:

Okno z widokiem na wniosek złóż wniosek o upoważnienie do SIO

okno z widokiem na zakresy dostępu i hasło wymagane do dalszego rozpatrywania wniosku

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduję się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Okno z widokiem na treść wiadomości przychodzącej na e-mali osoby składającej wniosek o upoważnienia z informacją o rozpoczęciu procedury składania wniosku i aktywnym linkiem do potwierdzenia złożenia wniosku

Po kliknięciu w link, należy potwierdzić dane, następnie dokończyć procedurę składania wniosku, kliknąć POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU.

okno z widokiem na potwierdź złożenie wniosku

Na wskazany we wniosku adres email, zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca złożenie wniosku.

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku

Kolejne wiadomości od Administratora SIO, będą informować o aktualnym statusie wniosku.

Widok na okno z wygenerowaną wiadomość e-mail po zatwierdzeniu danych zawartych we wniosku.

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji formalnej wniosku cz.1

Po zaakceptowaniu wniosku, użytkownik otrzyma wiadomość :

Okno z widokiem na treść wiadomości po potwierdzeniu tożsamości

W przypadku, gdy użytkownik/wnioskodawca ma aktywne min. jedno upoważnienie – kolejne wnioski o dostęp do SIO, które będą zaakceptowane, nie będą miały linków do pobrania danych dostępowych.

Dane dostępowe – login i hasło użytkownika pozostają bez zmian.