Uczelnia – Składanie wniosku dla pracownika uczelni

Data ostatniej aktualizacji: 02.05.2022

Uczelnia – składanie wniosku dla pracownika uczelni

Dostęp do systemu SIO jest przydzielany pracownikom uczelni poprzez imienne konta ich rektorów oraz upoważnionych pracowników. Każda osoba ubiegająca się o dostęp do systemu jest zobowiązana do wypełnienia wniosku o uzyskanie danych dostępowych do bazy danych SIO, podając informacje dotyczące uczelni, swoje dane identyfikacyjne oraz dane o zakresie dostępów i okresie ważności upoważnienia.

Należy pamiętać, że osoba, która posiada już aktywne upoważnienie do danego podmiotu, nie może złożyć nowego wniosku dopóki nie zostanie ono cofnięte lub wygaśnięcie okresu jego obowiązywania upływa za więcej niż 3 miesiące.

W przypadku złożenia wniosku z błędnymi danymi i jego niepotwierdzenia system nie zezwoli na złożenie nowego wniosku do czasu jego wygaśnięcia po upływie 24h. Podobna sytuacja występuje w przypadku potwierdzonego wniosku, który powinien zostać rozpatrzony lub odrzucony przed złożeniem nowego wniosku.

Okno złożenia wniosku o upoważnienie - komunikat błędu: został już złożony wniosek do tej placówki

W przypadku składania wniosku po raz pierwszy, jeśli użytkownik nie posiada aktywnego upoważnienia do innych podmiotów, szczegółowo procedura opisana jest w punkcie 1.

Jeśli użytkownik posiada aktywne upoważnienie do innego podmiotu, procedura składania wniosku opisana jest poniżej w punkcie 2.

1. Składanie wniosku o upoważnienie po raz pierwszy przez danego użytkownika.

Aby złożyć wniosek o pozyskanie danych dostępowych do Systemu Informacji Oświatowej należy wejść na stronę https://sio.gov.pl/ i kliknąć w  Złóż wniosek o dostęp znajdujący się pod przyciskiem ZALOGUJ.

Okno logowania do SIO z miejscem do złożenia wniosku o dostęp

Wniosek o dostęp możemy złożyć po przez ePUAP, który wymaga posiadania konta na profilu zaufanym lub wybieramy osobiste stawiennictwo.

Okno wyboru sposobu potwierdzenia tożsamości

W celu wybrania uczelni, do której składamy wniosek należy w oknie WYBIERZ PODMIOT wskazać kafelek UCZELNIA.

Uczelnię możemy wyszukać miedzy innymi po jej nazwie, typie czy REGONIE.

Najszybszą formą wyszukiwania jest wyszukiwanie po numerze REGON danej uczelni.

Po wypełnieniu przynajmniej jednego z pól wybieramy przycisk WYSZUKAJ

okno wyszukaj podmiot

Po wybraniu odpowiedniej uczelni wyświetli się formularz wniosku z zaczytanymi automatycznie danymi podmiotu, do którego składny jest wniosek.

okno złożenia wniosku o upoważnienie do Uczelni do wybranego podmiotu

Dalej pola w formularzu do wypełnienia dotyczą informacji na temat osoby, której ma być udzielone upoważnienie do dostępu do systemu SIO.

Należy pamiętać, że wniosek o nadanie danych dostępowych w danym podmiocie, jako pierwszy składa osoba na stanowisku Rektora uczelni lub p.o. Rektora uczelni. Pracownik może otrzymać upoważnienie do dostępu do systemu SIO po otrzymaniu pisemnego upoważnienia od przełożonego.

Wniosek pracownika uczelni rozpatruje Rektor uczelni, p.o. Rektora uczelni lub pracownik wyznaczony do upoważniania współpracowników. Upoważnienie do dostępu jest udzielane na czas określony (maks. 5 lat).

W przypadku upoważnienia udzielanego dla pracownika uczelni, Rektor uczelni określa zakres dostępu do bazy danych SIO:

Widok zbioru danych do zaznaczenia przy składanym upoważnieniu

Okno z polami do wypełnienia przez wnioskującego o dostęp do SIO Okno z wskazanym miejscem ustawianego przez siebie hasła dostępowego i danych

Po wypełnieniu wszystkich danych i wysłaniu wniosku poprzez WYŚLIJ pojawi się komunikat:

Komunikat potwierdzający złożenie wniosku

Na podany w formularzu adres e-mail przyjdzie wiadomość od Administrator SIO o treści:

Okno z widokiem na wiadomość otrzymaną mailem z linkiem do dokończenia składania procedury wniosku

W celu dokończenia procedury składania wniosku należy kliknąć w link, który przenosi do strony potwierdzenia dany złożonego wniosku. Wniosek należy potwierdzić w ciągu 24 godzin.

W formularzu w pierwszej kolejność wyszukujemy podmiot (uczelnię), dla której został złożony wniosek następnie podajemy dane identyfikacyjne wniosku (PESEL, hasło).

Okno potwierdzenia danych twojego wniosku

Wprowadzone dane potwierdzamy przyciskiem POKAŻ WNIOSEK.

Chęć złożenia wniosku o uzyskanie danych dostępowych należy potwierdzić poprzez kliknięcie POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU.

Pojawi się komunikat Wniosek wpłynął do systemu, po złożeniu wniosku na podany adres e-mail wpłynie wiadomość:

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem z nr ID wniosku informującą o dalszym jego statusie

Następnie Rektor uczelni, p.o. Rektora uczelni lub pracownik wyznaczony do upoważniania współpracowników musi zalogować się do systemu SIO i w module WNIOSKI oznaczy, jako rozpatrywany wniosek pracownika, który wpłynął do systemu.

Na e-mali wnioskującego wpłynie kolejna wiadomość:

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem z nr ID wniosku informującą że wniosek jest rozpatrywany

Po akceptacji formalnej wniosku na podany adres e-mail wpłynie kolejna informacja:

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem

Potwierdzenie tożsamości kończy procedurę wydania upoważnienia dla pracownika uczelni wpłynięciem na podany adres e-mali pracownika wiadomości z linkiem.

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem z nr ID wniosku informującą o nadaniu upoważnienia i linkiem do pobrania danych dostępowych

Osoba składająca wniosek, w e-mailu musi kliknąć link, aby pobrać dane dostępowe.

okno z widokiem na potwierdź dane twojego wniosku

Potwierdź dane Twojego wniosku wprowadzamy dane uczelni i osoby składającej wniosek, następnie klikamy w przycisk POKAŻ WNIOSEK .

W formularzu Pozyskaj dane dostępowe wybieramy opcję POZYSKAJ DANE DOSTĘPOWE.

Pojawi się okno: Okno z widokiem Twoje dane dostępowe - wprowadzenie hasła

gdzie wpisujemy ustalone wcześniej hasło, a następnie klikamy POBIERZ.

Pojawi się okno z danymi dostępowymi:

Okno z widokiem na wygenerowany login

Możliwość pobrania danych dostępowych jest do momentu pierwszego poprawnego zalogowania się do SIO.

UWAGA: Podany login należy zapamiętać (spisać) by móc logować się w przyszłości.

Z podanego miejsca poprzez ZALOGUJ można od razu zalogować się do systemu SIO wygenerowanym loginem i ustalonym hasłem.

  1. Składanie wniosku o upoważnienie przez użytkownika posiadającego już aktywne upoważnienie do innego podmiotu.

Aby złożyć wniosek o pozyskanie danych dostępowych do Systemu Informacji Oświatowej należy wejść na stronę https://sio.gov.pl/ i kliknąć w  Złóż wniosek o dostęp znajdujący się pod przyciskiem ZALOGUJ 

Procedura złożenia wniosku i wypełnienia formularza jest taka jak opisana w punkcie 1.

Należy uzupełnić formularz wniosku, wypełnić wszystkie wymagane pola:

okno z widokiem na formularz z złóż wniosek o upoważnienie

okno z widokiem na dane formularza złożenia wniosku o upoważnienie

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduje się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem z linkiem potwierdzenia wniosku

Po kliknięciu w link, należy potwierdzić dane, następnie dokończyć procedurę składania wniosku, kliknąć POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU.

okno z widokiem na potwierdź złożenie wniosku

Na wskazany we wniosku adres email, zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca złożenie wniosku.

okno z automatyczną odpowiedzią potwierdzająco przyjęcia wniosku

Kolejne wiadomości od Administratora SIO, będą informować o aktualnym statusie wniosku.

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem potwierdzającą rozpoczęcie procedury rozpatrywania wniosku

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem

Po zaakceptowaniu wniosku, użytkownik otrzyma wiadomość:

Okno z widokiem na automatyczną wiadomość otrzymaną mailem

W przypadku, gdy użytkownik/wnioskodawca ma aktywne min. jedno upoważnienie – kolejne wnioski o dostęp do SIO, które będą zaakceptowane nie będą miały linków do pobrania danych dostępowych.

Dane dostępowe – login i hasło użytkownika pozostają bez zmian.