Tworzenie pliku CSV oraz import danych

Dane identyfikacyjne – tworzenie pliku CSV oraz import danych

Plik z danymi do importu musi być przygotowany w formacie CSV (comma-separated values, wartości rozdzielone przecinkiem). W samym pliku dane muszą być podane w  odpowiedniej kolejności – w przeciwnym wypadku nie będzie można zaimportować danych identyfikacyjnych z pliku.

Aby poprawnie zaimportować dane, w przygotowanym pliku CSV dane muszą być rozdzielone znakiem ; (średnik).

Dane powinny być zakodowane w formacie UTF-8, w przeciwnym przypadku konieczne będzie poprawienie danych w aplikacji przed ich wysłaniem.

W pierwszym wierszu pliku CSV powinny być wpisane nazwy kolumn, tzn. imię, nazwisko, PESEL. W przeciwnym przypadku (gdy w pierwszym wierszu będą wpisane dane ucznia) nie zostaną one zaczytane podczas importu.

Kolejność danych w pliku CSV powinna być następująca:

  • W przypadku danych z numerem PESEL
  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. PESEL
  • W przypadku danych bez numeru PESEL
  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. Pusta kolumna
  4. Data urodzenia w formacie (RRRR-MM-DD)

Plik o formacie CSV najłatwiej utworzyć na podstawie pliku XLS lub XLSX – zapisując dane w nowym formacie (CSV – rozdzielany przecinkami). Przed zapisaniem danych z pliku w formacie XLS lub XLSX należy dopilnować, aby dane były wprowadzone w prawidłowej kolejności.

Okno z widokiem na tabele z prawidłowo przygotowanym zestawieniem danych do importu w arkuszu kalkulacyjnym np. excell

Następnie należy wybrać opcję zapisz jako w menu zapisu pliku w programie Excel. W oknie zapisu plik należy wybrać typ CSV (rozdzielany przecinkami) w „zapisz jako typ”.

Okno systemu Windows ukazujące możliwość zapisu pliku w formacie CSV

Zapisany plik będzie można zaimportować w aplikacji SIO.

W przypadku importowania danych identyfikacyjnych bez numeru PESEL konieczne będzie uzupełnienie pola płci (oraz w przypadku uczniów, którzy nie są obywatelami polskimi statusu ucznia i kraju pochodzenia).

Jeżeli po imporcie do aplikacji pliku pojawiają się dziwne znaki i dane nie zaimportują się – należy je poprawić przed wysłaniem danych.

Dane można kodować np. poprzez Notepada++.

Plik CSV należy otworzyć w tym programie, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Edit with Notepad++.

Okno przedstawiajace sposób otworzenia pliku csv w programie Notepad++

Następnie należy wybrać w zakładce Format opcję Konwertuj na format UTF-8 i zapisać plik.

Okno z widokiem na możliwość konwertowania pliku na format UTF-8, w programie Notepad ++

Aby rozpocząć import danych należy kliknąć w przycisk  przycisk importuj , następnie przycisk wybierz plik importu  .

okno z widokiem na pole wyboru pliku importu np. uczniów

W kolejnym kroku należy wybrać wcześniej utworzony plik w formacie CSV.

Okno systemu Windows z możliwością wyboru pliku importu danych do SIO, z dysku lokalnego

Gdy uczniowie mają być dodawani pojedynczo należy skorzystać z przycisku  przycisk zapisz  . Natomiast przycisk  przycisk zapisz wszystkie powoduje dodanie wszystkich uczniów z pliku.

Poprzez przycisk  przycisk zmień plik importu  można zmienić plik z danymi.

Okno z widokiem na zaimportowane dane z możliwością ich zapisu w SIO

Po wybraniu opcji  przycisk zapisz wszystkie po zakończeniu importu pojawi się komunikat podający ilość osób zarejestrowanych z pliku: Widok na komunikat poprawnie zaimportowano: 29/29 uczniów .

Okno z widokiem na poprawnie zaimportowane i zapisane dane w SIO

Uczniowie zarejestrowani poprawnie wyświetlą się w kolorze zielonym.