Tworzenie pliku CSV oraz import danych

Data ostatniej aktualizacji: 09.11.2022

Dane identyfikacyjne – tworzenie pliku CSV oraz import danych

Plik z danymi do importu musi być przygotowany w formacie CSV (comma-separated values, wartości rozdzielone przecinkiem).

Aby poprawnie zaimportować dane, w przygotowanym pliku CSV dane muszą być rozdzielone znakiem ; (ŚREDNIK).

Dane powinny być zakodowane w formacie UTF-8. Dane zakodowane w innym formacie będą musiały być poprawione w aplikacji przed ich wysłaniem do bazy danych SIO.

W pierwszym wierszu pliku CSV powinny być wpisane nazwy kolumn, tzn. imię, nazwisko, PESEL. Jeśli w pierwszym wierszu nie znajdą się nazwy kolumn, to dane z tego wiersza nie zostaną zaczytane podczas importu.

W pliku dane muszą być podane w  odpowiedniej kolejności – inaczej nie będzie można zaimportować danych identyfikacyjnych z pliku.

Kolejność danych w pliku CSV powinna być następująca:

  • W przypadku danych z numerem PESEL
  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. PESEL

Okno z widokiem na tabele z prawidłowo przygotowanym zestawieniem danych do importu w arkuszu kalkulacyjnym np. excell

  • W przypadku danych bez numeru PESEL
  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. Pusta kolumna (kolumna przeznaczona na PESEL)
  4. Data urodzenia (dopuszczalne formaty: RRRR-MM-DD, DD-MM-RRRR, RRRR/MM/DD itp.)

Okno z widokiem na tabele z prawidłowo przygotowanym zestawieniem danych do importu w arkuszu kalkulacyjnym np. excell

W jednym pliku można zapisać dane uczniów z numerem pesel oraz bez numeru pesel:

Okno z widokiem na tabele z prawidłowo przygotowanym zestawieniem danych do importu w arkuszu kalkulacyjnym np. excell

Uwaga:  Jeżeli uczeń nie posiada numeru PESEL, przed zapisaniem go w bazie danych SIO niezbędne będzie podanie dodatkowych danych, które jednoznacznie zidentyfikują go w systemie. W takim przypadku po zaimportowaniu pliku csv w aplikacji, należy wpisać dodatkowe informacje: wszystkie imiona ucznia, jego płeć, datę urodzenia, status ucznia.

Plik CSV najłatwiej utworzyć za pomocą programu Excel (rozszerzenie XLS lub XLSX) – zapisując dane w nowym formacie (plik CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami) lub CSV – rozdzielany przecinkami). Przed zapisaniem danych należy dopilnować, aby dane były wprowadzone w prawidłowej kolejności.

Przykładowy plik:

Okno z widokiem na tabele z prawidłowo przygotowanym zestawieniem danych do importu w arkuszu kalkulacyjnym np. excell

Następnie należy wybrać opcję zapisz jako w menu zapisu pliku w programie Excel. W oknie zapisu plik należy wybrać typ „plik CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami)” lub „CSV (rozdzielany przecinkami)”.

Okno systemu Windows ukazujące możliwość zapisu pliku w formacie CSV

W nowszych wersjach Excela jest możliwość tworzenia pliku CSV z rozszerzeniem Plik CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami) bez konieczności dodatkowego kodowania tekstu.

możliwość tworzenia pliku csv bezpośrednio w Excel

Zapisany plik będzie można zaimportować w aplikacji SIO.

Uwaga: W przypadku importowania danych identyfikacyjnych bez numeru PESEL, aby uzupełnić niezbędne dane (imiona, numer dokumentu itp.) w oknie rejestracji ucznia, należy zaznaczyć opcję: Brak numeru PESEL. Konieczne będzie również uzupełnienie pola płci (oraz w przypadku uczniów, którzy nie są obywatelami polskimi statusu ucznia i kraju pochodzenia).

okno z widokiem na importuj ucznia bez nr PESEL

Jeżeli po imporcie do aplikacji pliku pojawiają się niepolskie znaki i dane nie zaimportują się – należy je poprawić przed wysłaniem danych.

Dane można kodować np. poprzez Notepad++, należy się upewnić żeby wskazany program był w możliwie najnowszej wersji.

Plik CSV należy otworzyć w tym programie, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Edit with Notepad++.

okno z listą z oznaczeniem edit with  notepad ++

Następnie należy wybrać w zakładce Format opcję Konwertuj na format UTF-8 i zapisać plik.

okno z widokiem na format danych

Aby rozpocząć import danych należy kliknąć w przycisk IMPORTUJ, następnie WYBIERZ PLIK IMPORTU.

okno z widokiem na importuj uczniów

W kolejnym kroku należy wybrać wcześniej utworzony plik w formacie CSV.

okno z widokiem na okno z zapisaniem pliku

Gdy uczniowie mają być dodawani pojedynczo należy skorzystać z przycisku ZAPISZ. Natomiast przycisk ZAPISZ WSZYTSKIE powoduje dodanie wszystkich uczniów z pliku.

Poprzez przycisk ZMIEŃ PLIK IMPORTU można zmienić plik z danymi.

okno z widokiem na importuj uczniów

Po zakończeniu importu pojawi się komunikat podający ilość osób zarejestrowanych z pliku: POPRAWNIE ZAIMPORTOWANO: 29/29.

okno z widokiem na importuj uczniów z prawidłowo zarejestrowany danymi

Uczniowie zarejestrowani poprawnie wyświetlą się w kolorze zielonym, natomiast uczniowie, których system nie zaimportował wyświetlają się na czerwono, z prawej strony takiej osoby wyświetla się czerwona ikonka informująca powód niewczytania danej osoby.

okno z widokiem na importuj ucznia z błędem