Szkoła – składanie wniosku dla kierownika podmiotu

Data ostatniej aktualizacji: 27.08.2021

Szkoła – składanie wniosku dla kierownika jednostki

Złożenie wniosku o uzyskanie danych dostępowych do Systemu Informacji Oświatowej dla Kierownika jednostki

W podmiocie dla Kierownika jednostki lub p.o. Kierownika jednostki/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Kierownika jednostki może występować tylko jedno aktywne upoważnienie z tą samą funkcją w danym momencie.

Jeżeli w podmiocie występuje aktywne upoważnienie dla Kierownika jednostki lub p.o. Kierownika jednostki/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Kierownika jednostki system nie pozwoli na złożenie kolejnego wniosku (okresy upoważnień nie mogą na siebie nachodzić).

W takiej sytuacji pojawi się komunikat: W podmiocie nie mogą istnieć 2 wnioski z funkcją kierownik lub p.o. kierownika z nachodzącym na siebie okresem ważności upoważnienia.

Jeżeli istnieje wcześniej złożony wniosek z funkcją kierowniczą nie może być złożony kolejny wniosek z tą funkcją.

Należy pamiętać, że osoba która posiada już aktywne upoważnienie nie może złożyć nowego wniosku dopóki nie zostanie ono cofnięte lub wygaśnie okres jego obowiązywania. W przypadku złożenia wniosku z błędnymi danymi i jego niepotwierdzenia system nie zezwoli na złożenie nowego wniosku, do czasu jego wygaśnięcia po upływie 24h. Podobna sytuacja występuje w przypadku potwierdzonego wniosku, który powinien zostać rozpatrzony lub odrzucony przed złożeniem nowego wniosku.

Widok z komunikatu błędu został już złożony wniosek

UWAGA! Od roku szkolnego 2020/2021 dane dyrektora w opisie placówki w RSPO zaczytują się automatycznie z upoważnienia wydanego na stanowisko kierownika wskazanej placówki.

Jeśli w podmiocie jest więcej niż jedno upoważnienie wydane na Kierownika jednostki, to w opisie placówki w RSPO nie ma pobranych danych imienia i nazwiska dyrektora. W zaistniałej sytuacji należy wyjaśnić kto jest aktualnym dyrektorem i należy cofnąć wydane upoważnienia osobom, które nie są w tym momencie dyrektorem szkoły lub placówki.

W przypadku składania wniosku po raz pierwszy, jeśli użytkownik nie posiada aktywnego upoważnienia do innych podmiotów, szczegółowo procedura opisana jest w punkcie 1.

Jeśli użytkownik posiada aktywne upoważnienie do innego podmiotu, procedura składania wniosku opisana jest w punkcie 2.

1. Składanie wniosku o upoważnienie po raz pierwszy przez danego użytkownika.

Aby złożyć wniosek o uzyskanie danych dostępowych do zmodernizowanego Systemu Informacji Oświatowej należy wybrać Złóż wniosek o dostęp, który znajduję się pod przyciskiem ZALOGUJ na stronie https://sio.gov.pl/ .

Okno logowania do SIO z miejscem do złożenia wniosku o dostęp

Wniosek można też złożyć po kliknięciu w przycisk ZALOGUJ.

Widok systemu SIO po kliknięciu zaloguj się z zaznaczoną funkcją złóż wniosek o upoważnienie do SIO

Po ukazaniu się okna należy wybrać sposób potwierdzenia tożsamości.

  • ePUAP – wymaga posiadania konta na profilu zaufanym
  • Osobiste stawiennictwo

Okno z widokiem na dwie opcje potwierdzania tożsamości - ePUAP i osobiste stawiennictwo

Krok 1 – Wybierz podmiot

Okno wyszukiwania podmiotu dla którego ma zostać złożony wniosek

W pierwszym kroku należy wybrać podmiot, do którego składany jest wniosek.

okno z widokiem na okno z opcją wyszukania podmiotu

Po wprowadzeniu danych szukanego podmiotu pojawi się lista szkół i placówek oświatowych do wyboru. Należy wybrać podmiot, do którego będzie składany wniosek.

Placówkę najlepiej wyszukać za pomocą nr RSPO lub REGON bez uzupełniania pozostałych wierszy.

Krok 2 – Dane podstawowe

Należy wypełnić wszystkie wymagane pola:

Okno  z widokiem na dane podstawowe podane we wniosku

Krok 3 – Upoważnienia

Należy określić funkcję osoby wnioskującej w podmiocie:

  • Kierownikiem jednostki jest dyrektor szkoły, zespołu szkół, placówki oświatowej,
  • p.o. Kierownika jednostki/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Kierownika jednostki jest osoba, która pełni obowiązki dyrektora szkoły, zespołu szkół, placówki oświatowej,
  • Pracownikiem jest każda osoba, która nie jest dyrektorem szkoły, zespołu szkół lub placówki oświatowej lub nie pełni obowiązków dyrektora

Podmiot upoważniający – pole uzupełniane jest automatycznie zgodnie z wybranym podmiotem oraz funkcją osoby wnioskującej. Określa on gdzie rozpatrywany jest wniosek o uzyskanie danych dostępowych – w przypadku dyrektora placówki będzie to JST lub Minister. W przypadku pracownika placówki będzie to dyrektor placówki, do której został złożony wniosek.

Należy określić datę rozpoczęcia i końca ważności upoważnienia. Maksymalnym okresem udzielenia upoważnienia do dostępu do SIO jest okres 5 lat.

W przypadku dyrektorów szkół oraz pełniących obowiązki dyrektorów szkół zakresy dostępu określane są automatycznie i obejmują wszystkie możliwe dla danego typu szkoły lub placówki oświatowej. Na wniosku pracownika należy określić minimum jeden zakres dostępu.

okno z widokiem na zakresy dostępowe we wniosku

Widok formularza z typem użytkownika

Krok 4 – Hasło i zobowiązanie

Należy wypełnić Ustaw hasło oraz Powtórz hasło. Hasło musi spełniać następujące wymagania:

  • musi zawierać przynajmniej 8 znaków
  • co najmniej jedną wielką literę,
  • co najmniej jedną małą literę
  • minimum jedną cyfrę.

Za pomocą podanego hasła można będzie obserwować status rozpatrywania wniosku o uzyskanie danych dostępowych do SIO, pobrać dane dostępowe do SIO oraz po uzyskaniu danych dostępowych zalogować się do podmiotu.

Widok na pola do wpisania hasła, które będzie potrzebne do potwierdzenia złożenia wniosku i pozyskania danych dostępowych oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy

UWAGA: Zaznaczenie zobowiązania do zachowania tajemnicy jest obowiązkowe.

Jeśli wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione należy kliknąć WYŚLIJ.

Po zaakceptowaniu nowego wniosku pojawi się informacja z potwierdzeniem złożenia wniosku.

Widok na komunikat potwierdź złożenie wniosku w ciągu 24 godzin poprzez link aktywacyjny jaki został wysłany na adres e-mali

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduję się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Okno z widokiem na treść wiadomości przychodzącej na e-mali osoby składającej wniosek o upoważnienia z informacją o rozpoczęciu procedury składania wniosku i aktywnym linkiem do potwierdzenia złożenia wniosku

Kliknięcie w link, który znajduje się w wiadomości otrzymanej na e-mail pozwoli przejść do strony, na której można odnaleźć złożony wniosek.

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z widokiem na funkcję wybierz podmiot

Należy kliknąć Wybierz podmiot następnie wybrać SZKOŁA/PLACÓWKA OŚWIATOWA wypełnić dane podmiotu, po wybraniu placówki automatycznie pojawią się jej dane.

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z polami do wypełnienia - wyszukaj podmiot,

W danych identyfikacyjnych wniosku należy wypełnić PESEL oraz hasło, które było wprowadzone podczas składania wniosku

Widok formularza do potwierdzenia złożenia wniosku z funkcją wyszukiwania podmiot, dla którego został złożony wniosek i polami do wypełnienia PESEL oraz hasło ustanowione przy składaniu wniosku

Jeśli wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione należy kliknąć POKAŻ WNIOSEK.

Widok z zaznaczonym przyciskiem złóż wniosek

Po kliknięcie przycisku Złóż wniosek, wniosek zostanie wysłany do rozpatrzenia.

Na e-mail wpłynie automatycznie wygenerowana wiadomość.

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku

Po rozpatrzeniu wniosku przez JST (w przypadku dyrektorów szkół) lub przez dyrektora szkoły lub placówki oświatowej zostanie wysłana wiadomość e-mail:

Widok na treść kolejnej wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania upoważnienia

W przypadku akceptacji formalnej wniosku o na adres e-mail wpłynie informacja:

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji formalnej wniosku cz.1

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji formalnej wniosku cz.2

Po potwierdzeniu tożsamości zostanie wysłana wiadomość e-mail ze stroną, z której można zalogować się do wniosku i pobrać dane dostępowe.

Okno z widokiem na treść wiadomości po potwierdzeniu tożsamości

Po zalogowaniu się do wniosku kliknij przycisk POZYSKAJ DANE DOSTĘPOWE.

Okno z widokiem na formularz Pozyskaj dane dostępowe

Po wpisaniu hasła wyświetli się okno z danymi dostępowymi.

Pojawi się okno z loginem:

Okno z danymi dostępowymi - wygenerowanym loginem

Możliwość pobrania danych dostępowych jest do momentu pierwszego poprawnego zalogowania się do SIO.

2. Składanie wniosku o upoważnienie przez użytkownika posiadającego już aktywne upoważnienie do innego podmiotu.

należy wybrać Złóż wniosek o dostęp, który znajduje się pod przyciskiem ZALOGUJ na stronie https://sio.gov.pl/

Procedura złożenia wniosku i wypełnienia formularza jest taka jak opisana w punkcie 1.

Należy uzupełnić formularz wniosku, wypełnić wszystkie wymagane pola:

Okno z widokiem na podsumowanie danych wniosku

okno z widokiem na zakresy dostępu

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduję się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Okno z widokiem na treść wiadomości przychodzącej na e-mali osoby składającej wniosek o upoważnienia z informacją o rozpoczęciu procedury składania wniosku i aktywnym linkiem do potwierdzenia złożenia wniosku

Po kliknięciu w link, należy potwierdzić dane, następnie dokończyć procedurę składania wniosku, kliknąć w POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU.

okno z widokiem na potwierdź złożenie wniosku

Na wskazany we wniosku adres email, zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca złożenie wniosku.

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku

Kolejne wiadomości od Administratora SIO, będą informować o aktualnym statusie wniosku.

Widok na treść kolejnej wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania upoważnienia

Okno z widokiem na wygenerowaną wiadomość e-mail

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji formalnej wniosku cz.1

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji formalnej wniosku cz.2

Po zaakceptowaniu wniosku, użytkownik otrzyma wiadomość :

Okno z widokiem na treść wiadomości po potwierdzeniu tożsamości

W przypadku, gdy użytkownik/wnioskodawca ma aktywne min. jedno upoważnienie – kolejne wnioski o dostęp do SIO, które będą zaakceptowane nie będą miały linków do pobrania danych dostępowych.

Dane dostępowe – login i hasło użytkownika pozostają bez zmian.