JST – składanie wniosku dla pracownika JST

Data ostatniej aktualizacji: 02.09.2020

JST – Składanie wniosku o upoważnienie dla pracownika JST

Należy pamiętać, że osoba która posiada już aktywne upoważnienie nie może złożyć nowego wniosku dopóki nie zostanie ono cofnięte lub wygaśnie okres jego obowiązywania.

W przypadku złożenia wniosku z błędnymi danymi i jego niepotwierdzenia system nie zezwoli na złożenie nowego wniosku do czasu jego wygaśnięcia po upływie 24h. Podobna sytuacja występuje w przypadku potwierdzonego wniosku, który powinien zostać rozpatrzony lub odrzucony przed złożeniem nowego wniosku.

Widok z komunikatu błędu został już złożony wniosek do tej placówki

Aby złożyć wniosek o upoważnienie dla pracownika podmiotu takiego jak Jednostka Samorządu Terytorialnego/Kuratorium Oświaty należy w przeglądarkę internetową wprowadzić adres strony SIO.

Widok systemu SIO z zaznaczoną funkcją złóż wniosek o upoważnienie do SIO

Aby złożyć wniosek o uzyskanie danych dostępowych klikamy Złóż wniosek o dostęp

Wniosek można też złożyć po kliknięciu przycisku ZALOGUJ

Widok systemu SIO po kliknięciu zaloguj się z zaznaczoną funkcją złóż wniosek o upoważnienie do SIO

Po kliknięciu opcji złóż wniosek o dostęp pojawi się okno do złożenia wniosku o upoważnienie do systemu informacji oświatowej w dwóch wariantach potwierdzenia tożsamości:

  • ePUAP
  • Osobiste stawiennictwo

Okno z widokiem na dwie opcje potwierdzania tożsamości - ePUAP i osobiste stawiennictwo

W kolejnym kroku należy wybrać podmiot, za pomocą przycisku przycisk wybierz podmiot , do którego użytkownik wnioskuje o nadanie upoważnienia.

Okno wyszukiwania jednostki dla której ma zostać złożony wniosek

Okno wyszukiwania jednostki dla którego ma zostać złożony wniosek z widokiem na pola do uzupełnienia

Jednostkę najlepiej wyszukać za pomocą nr REGON bez uzupełniania pozostałych wierszy.

Po wybraniu jednostki w wyszukiwarce na formularzu wniosku pojawią się jej dane.

Następnie należy wypełnić dane podstawowe takie jak:

  • Imię
  • Drugie imię, (jeśli osoba wnioskująca je posiada)
  • Nazwisko
  • PESEL
  • Adres e-mail
  • Numer telefonu

Ważne jest by wprowadzić aktualny adres email, ponieważ na ten adres będą przychodziły informacje dotyczące postępu procesu rozpatrywania wniosku o uzyskanie danych dostępowych.

Okno z widokiem na dane podstawowe z polami do wypełnienia takimi jak imię, nazwisko, PESEL, adres e-mali, regon

Należy również wypełnić dane dotyczące upoważnienia, wybierając opcję PRACOWNIK. Wprowadzamy imię i nazwisko osoby, która udzieliła upoważnienia oraz datę początku i końca ważności upoważnienia.

Należy pamiętać, że upoważnienie może być wydane maksymalnie na 5 lat od dnia złożenia wniosku.

Widok z funkcją Pracownika do zaznaczenia i polami do wprowadzenia dat ważności upoważnienia

Zakresy dostępu – tu należy wybrać moduły w aplikacji, do których pracownik ma zostać upoważniony.

Widok formularza z zakresem dostępu

Typ użytkownika wybrany jest automatycznie i zależy od wybranego typu jednostki, do której został złożony wniosek o uzyskanie danych dostępowych.

Widok formularza z typem użytkownika

Następnie należy określić hasło, za pomocą którego wnioskujący będzie logował się do wniosku. Należy pamiętać, że hasło musi zawierać przynajmniej 8 znaków, wielką i małą literę oraz przynajmniej jedną cyfrę.

Widok na pola do wpisania hasła, które będzie potrzebne do potwierdzenia złożenia wniosku i pozyskania danych dostępowych oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy

Zobowiązanie – ta informacja jest niezbędna do zaznaczenia, w celu złożenia wniosku o nadanie upoważnienia. Zgodnie z poniższą informacją zobowiązuje ona do zachowania w tajemnicy danych objętych zakresem dostępu do bazy danych staremu informacji oświatowej, również po ustaniu zatrudnienia, oraz zachowania informacji o ich zabezpieczeniu.

Po potwierdzeniu zobowiązania „ptaszkiem” należy przepisać kod z obrazka a następnie kliknąć przycisk  przycisk wyślij

Po kliknięciu przycisku wyślij, pojawi się komunikat o potwierdzeniu wniosku, który został wysłany na wskazany adres mailowy we wniosku o upoważnienie

Widok na komunikat potwierdź złożenie wniosku w ciągu 24 godzin poprzez link aktywacyjny jaki został wysłany na adres e-mali

Na wskazany adres e-mail przyjdzie wiadomość od Administratora SIO o następującej treści

Okno z widokiem na treść wiadomości przychodzącej na e-mali osoby składającej wniosek o upoważnienia z informacją o rozpoczęciu procedury składania wniosku i aktywnym linkiem do potwierdzenia złożenia wniosku

Zgodnie z powyższą informacją, aby dokończyć procedurę składania wniosku należy kliknąć w link podświetlony na niebiesko.

Link przekieruje użytkownika w celu potwierdzenia danych we wniosku

Okno wyszukiwania jednostki dla której ma został złożony wniosek oraz pola do wypełnienia PESEL i hasło

Ponownie należy wybrać podmiot, do którego wniosek został wysłany za pomocą przycisku przycisk wybierz podmiot .

Okno wyszukiwania jednostki dla której ma zostać złożony wniosek z widokiem na pola do uzupełnienia

Po wybraniu jednostki należy wprowadzić dane identyfikacyjne wniosku (PESEL i hasło wprowadzone podczas wypełniania formularza wniosku).

Widok formularza do potwierdzenia złożenia wniosku z funkcją wyszukiwania podmiot, dla którego został złożony wniosek i polami do wypełnienia PESEL oraz hasło ustanowione przy składaniu wniosku

Po wypełnieniu potrzebnych danych należy kliknąć przycisk przycisk pokaż wniosek .

Chęć złożenia wniosku o uzyskanie danych dostępowych należy potwierdzić klikając przycisk przycisk złóż wniosek .

Okno z zaznaczonym przyciskiem potwierdź złożenie wniosku

Jest możliwość wydrukowania wniosku za pomocą opcji  przycisk drukuj .

Po kliknięciu przycisku złóż wniosek na wskazany adres mailowy zostanie wysłany drugi e-mail informujący o wpłynięciu wniosku do systemu. Jest to informacja automatyczna.

Na tym etapie kierownik podmiotu rozpatruje złożony wniosek dla pracownika.

A na wskazany we wniosku adres e-mail wpłynie kolejna wiadomość dotycząca złożonego wniosku o upoważnienie.

Widok na treść kolejnej wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania upoważnienia nr 1

Widok na treść kolejnej wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania upoważnienia nr 2

Po rozpoczęciu rozpatrywania wniosku przez kierownika jednostki , na adres mailowy pracownika zostanie wysłana informacja dotycząca akceptacji wniosku pracownika.

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku  nr 1

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku  nr 2

Po zaakceptowaniu formalnym i po potwierdzeniu tożsamości na wskazany adres pracownika wpłynie kolejna wiadomość od Administratora SIO.

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji wniosku z informacją z linkiem do pobrania danych dostępowych

Aby uzyskać dane dostępowe dla pracownika podmiotu, należy kliknąć w link przesłany w wiadomości.

Kolejny raz należy wybrać podmiot, do którego został wysłany wniosek – wybierając jednostkę samorządu terytorialnego i wyszukać jednostkę za pomocą dostępnych opcji:

  • Nazwa
  • Typ
  • REGON
  • Województwo
  • Powiat

Potwierdzając wyszukiwanie przyciskiem  przycisk wyszukaj

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z polami do wypełnienia - wyszukaj podmiot

Po odnalezieniu wskazanego podmiotu należy wybrać jednostkę, a następnie wprowadzić dane identyfikacyjne wniosku.

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z polami do wypełnienia - PESEL i hasło ustanowione przy złożeniu wniosku oraz z zaznaczonym przyciskiem pokaż wniosek

Po wprowadzeniu wymaganych danych klikamy przycisk  przycisk pokaż wniosek  .

Okno z zaznaczonym przyciskiem pozyskaj dane dostępowe Widok na dane wniosku ze statusem zaakceptowany

Widok na dane wniosku ze statusem zaakceptowany nr 2

Możliwe jest wydrukowanie wniosku

Widok wydrukowanego wniosku

Na tym etapie należy pozyskać dane dostępowe do zmodernizowanego SIO. Aby pozyskać dostęp należy kliknąć w przycisk przycisk pozyskaj dane dostępowe .

Po kliknięciu przycisku Pozyskaj dane dostępowe należy podać dane hasło wskazane we wniosku o upoważnienie.

Okno twoje dane dostępowe, do uzupełnienia pole hasło

Po wprowadzeniu hasła należy kliknąć przycisk  przycisk pozyskaj dane dostępowe .

Po kliknięciu pozyskania danych dostępowych pojawi się okno z widniejącymi danymi dostępowymi tj. loginem.

Okno z danymi dostępowymi - wygenerowanym loginem

Możliwość pobrania danych dostępowych jest do momentu pierwszego poprawnego zalogowania się do SIO.

Wskazanym loginem i wcześniej wskazanym hasłem pracownik może logować się do systemu zmodernizowanego SIO.