Szkoła – Uczeń – Dane identyfikacyjne – rejestracja

Instrukcja użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej

WPROWADZANIE DANYCH DO SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ

dla szkół i placówek oświatowych

Moduł: UCZEŃ

Dane identyfikacyjne – rejestracja

Rejestracja ucznia posiadającego numer PESEL

Pierwszym etapem wprowadzania profilu ucznia do systemu SIO jest podanie jego danych identyfikacyjnych.

Aby zarejestrować ucznia należy kliknąć znak rejestracji ucznia ( ), który znajduje się w górnej części listy uczniów.

W oknie formularza rejestracji ucznia należy podać imię (pierwsze imię) i nazwisko ucznia oraz jego numer PESEL. W przypadku rejestracji ucznia niebędącego obywatelem polskim należy również zaznaczyć opcję . Zarejestrowanie ucznia zakańczane jest kliknięciem w przycisk Rejestruj, który znajduje się w prawym dolnym rogu aplikacji.

Po kliknięciu przycisku Rejestruj nastąpi weryfikacja wprowadzonych danych z rejestrem PESEL. Rejestracja danych identyfikacyjnych nauczyciela odbywa się synchronicznie, co oznacza, że po kliknięciu przycisku rejestruj, w przypadku poprawnie wprowadzonych danych identyfikacyjnych aplikacji od razu poinformuje o poprawnym przekazaniu danych do systemu centralnego.

W przypadku chęci zarejestrowania więcej niż jednego ucznia można wielokrotnie klikać przycisk rejestracji nauczyciela, lub w formularzu rejestracyjnym zaznaczyć opcję utwórz następny.

W przypadku zaznaczenia tej opcji formularz rejestracyjny będzie dostępny do momentu kliknięcia przycisku anuluj, które zamknie formularz rejestracji danych identyfikacyjnych.

W formularzu oznaczone są także pola, które są wymagane do prawidłowej rejestracji danych identyfikacyjnych ucznia. W przypadku rejestracji ucznia posiadającego numer PESEL, do rejestracji takiej osoby konieczne jest podanie imienia (pierwszego), nazwiska i numeru PESEL.

W przypadku problemów z weryfikacją danych identyfikacyjnych ucznia pojawi się następujący komunikat:

Błąd ten oznacza, że wprowadzone dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL) nie zostały odnalezione w rejestrze PESEL (jest to wymagane do poprawnej rejestracji danych identyfikacyjnych). Należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych (np. literówka, dane wprowadzone w odpowiednie pola, wprowadzone tylko pierwsze imię w pole imię itp.). W przypadku nieodnalezienia błędu we wprowadzonych danych, należy je zweryfikować w Wydziale Aktualizacji i Jakości Danych Ewidencyjnych w Departamencie Ewidencji Państwowych.

Zgodnie z nowelizacją ustawy o SIO z dnia 22 listopada 2013 r. (Dz. U. 2013.1639) od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. możliwe było rejestrowanie zweryfikowanych negatywnie danych identyfikacyjnych.

Uczeń nieposiadający numeru PESEL (obcokrajowiec)

Jeżeli uczeń nie posiada numeru PESEL, niezbędne będzie podanie dodatkowych danych, które jednoznacznie zidentyfikują go w systemie. W takim przypadku należy wpisać wszystkie imiona ucznia, jego płeć, datę urodzenia, kraj pochodzenia, status ucznia oraz zaznaczyć czy uczeń jest obywatelem Polski.

Aby dodać ucznia bez numeru PESEL, po kliknięciu znaku rejestracji ucznia należy kliknąć znak rejestracji ucznia ( ), który znajduje się w górnej części listy uczniów.

A następnie, w oknie które się otworzy, wybrać opcję Rejestracja bez numeru PESEL. Wypełniony formularz należy zapisać za pomocą przycisku rejestruj.

Poprawnie wprowadzone dane ucznia zostaną potwierdzone komunikatem:

Błędy występujące podczas wprowadzania danych identyfikacyjnych

Błędy, które mogą występować:

  1. Uczeń o podanym numerze PESEL jest już zarejestrowany w tym podmiocie – błąd ten oznacza, że dany uczeń jest już zarejestrowany na liście uczniów i nie ma możliwości ponownego wprowadzenia danych identyfikacyjnych.

2. Weryfikacja negatywna: podany zestaw danych identyfikacyjnych nie został odnaleziony w rejestrze PESEL. Tryb rejestracji tymczasowej został wyłączony.– błąd ten oznacza, że wprowadzone dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL) nie zostały odnalezione w rejestrze PESEL (jest to wymagane do poprawnej rejestracji danych identyfikacyjnych). Należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych (np. literówka, dane wprowadzone w odpowiednie pola, wprowadzone tylko pierwsze imię w pole imię itp.). W przypadku nieodnalezienia błędu we wprowadzonych danych, należy je zweryfikować w Wydziale Aktualizacji i Jakości Danych Ewidencyjnych w Departamencie Ewidencji Państwowych.

3.System rejestru PESEL jest niedostępny– błąd ten oznacza, że z powodu braku dostępu do rejestru PESEL nie można zarejestrować ucznia. Ten komunikat nie wymaga poprawiania wprowadzonych danych, wystarczy spróbować zarejestrować dane za jakiś czas.

4. Uczeń o takim imieniu, nazwisku i dacie urodzenia jest już zarejestrowany w podmiocie – błąd ten występuje przy próbie zarejestrowania ucznia bez numeru PESEL i oznacza, że takie dane identyfikacyjne zostały już zarejestrowane przez dany podmiot (są na liście uczniów).

5. Wystąpił błąd – komunikat ten pojawi się jeśli we wprowadzonych danych identyfikacyjnych pojawią się m.in. niedozwolone znaki, wprowadzony zostanie nieprawidłowy numer PESEL. Należy poprawić wprowadzone dane w polu, które zaznaczone jest na czerwono.

Błędy w danych identyfikacyjnych można poprawić bezpośrednio w oknie rejestracji danych identyfikacyjnych – wystarczy zmienić błędne dane (pole, w którym dane są błędnie wprowadzone oznaczone jest na czerwono), a następnie kliknąć rejestruj.