Składanie i rozpatrywanie wniosku o dostęp – wnioskujący – komentarz merytoryczny

Składanie i rozpatrywanie wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO (wnioskujący)

Podstawy prawne systemu informacji oświatowej:

Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. Nr 139, poz. 814 i Nr 205, poz. 1206)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 466)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 8 marca 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań technicznych dla sprzętu przeznaczonego do obsługi oprogramowania służącego prowadzeniu lokalnych baz danych SIO, udostępnianego przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, warunków technicznych, jakie powinno spełniać inne niż udostępnione przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania oprogramowanie służące prowadzeniu lokalnych baz danych SIO, wydawania certyfikatów zgodności z SIO, a także warunków technicznych przekazywania i pozyskiwania danych z bazy danych SIO (Dz. U. z 2012 r., poz. 321)

Słownik

Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. Nr 139, poz. 814 i Nr 205, poz. 1206);

2. SIO – należy przez to rozumieć System Informacji Oświatowej, o którym mowa w art. 2 ustawy

3. aplikacji – należy przez to rozumieć oprogramowanie udostępniane nieodpłatnie na stronie internetowej Centrum Informatycznego Edukacji (www.cie.men.gov.pl);

4. bazie danych SIO – należy przez to rozumieć centralny zbiór danych, prowadzony przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, o którym mowa w art. 4 ustawy;

5. lokalnej bazie danych SIO – należy przez to rozumieć lokalne zbiory danych tworzone i prowadzone w celu przekazywania i pozyskiwania danych do bazy danych SIO, o których mowa w art. 5 ustawy;

6. procedurze weryfikacji dostępu – należy przez to rozumieć procedurę weryfikacji dostępu do bazy danych SIO, o której mowa w art. 69 ust. 1 ustawy, szczegółowo uregulowaną w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 466);

7. organie upoważniającym – należy przez to rozumieć podmiot właściwy do udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO, o którym mowa w art. 68 ust. 2 ustawy;

8. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO, o którym mowa w art. 69 ust. 2 i 3 ustawy;

9. upoważnieniu do dostępu – należy przez to rozumieć upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO, o którym mowa w art. 68 ust. 1 i art. 70 ust. 3 ustawy (dokument upoważnienia oraz login i hasło);

10. upoważnieniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć upoważnienie w formie pisemnej udzielone pracownikowi podmiotu przez kierownika podmiotu; w zależności od decyzji kierownika i potrzeb organizacyjnych jednostki – można upoważnić pracownika/pracowników do:

  • przeprowadzania w imieniu kierownika procedury weryfikacji dostępu i udzielania upoważnień do dostępu – upoważnienie wewnętrzne dla osoby reprezentującej podmiot udzielający upoważnienia (podst. prawna art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy)

albo

  • dostępu w imieniu kierownika do bazy danych SIO (podst. prawna art. 72 ust. 1 ustawy)

albo

  • przeprowadzania w imieniu kierownika procedury weryfikacji dostępu i udzielania upoważnień do dostępu (podst. prawna art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy) oraz do dostępu w imieniu kierownika do bazy danych SIO (podst. prawna art. 72 ust. 1 ustawy) – upoważnienie wewnętrzne łączące oba zakresy;

11. RSPO – należy przez to rozumieć Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, o którym
mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ustawy;

12. administratorze bazy danych SIO – należy przez to rozumieć Ministra Edukacji Narodowej (art. 6 ust. 1 ustawy oraz art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);

13. administratorze lokalnej bazy danych SIO – należy przez to rozumieć kierownika podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych SIO, tj. kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO oraz kierownika podmiotu uprawnionego do pozyskiwania danych z bazy danych SIO (art. 6 ust. 2 ustawy oraz art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);

14. JST – należy przez to rozumieć jednostkę samorządu terytorialnego.

I. Składanie i rozpatrywanie wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO

Podstawa prawna: art. 67-77, art. 119 i art.123 ustawy oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U. z 2012 r., poz 466).

Dostęp do bazy danych SIO uzyskuje się na podstawie upoważnienia do dostępu. W celu uzyskania upoważnienia do dostępu należy złożyć wniosek. Wniosek rozpatruje organ upoważniający. Upoważnienie do dostępu jest udzielane na czas określony (maks. 5 lat) i ma formę pisemną (wydruk z aplikacji podpisany przez osobę reprezentującą organ upoważniający i osobę upoważnioną). Upoważnienia do dostępu udziela się po pozytywnym przeprowadzeniu procedury weryfikacji dostępu. Wraz z otrzymaniem dokumentu upoważnienie do dostępu (wydruk z aplikacji) użytkownik SIO otrzymuje także login i hasło.

Kto składa wniosek?

  1. Kierownik podmiotu (kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych lub uprawnionego do pozyskania danych z SIO – art. 67 ustawy). Kierownik podmiotu jest administratorem lokalnej bazy danych SIO;
  2. Wojewoda/kurator oświaty (w przypadku powierzenia – na podstawie porozumienia – przez wojewodę kuratorowi oświaty zadań z zakresu procedury weryfikacji i udzielania upoważnień;
  3. Na podstawie upoważnień wewnętrznych:
    • Osoba reprezentująca organ upoważniający (w zakresie przeprowadzania procedury weryfikacji i udzielania upoważnień do dostępu)
    • Wyznaczony pracownik podmiotu (dot. przekazywania i pozyskiwania danych dziedzinowych
    • Wyznaczony pracownik podmiotu (dot. przekazywania i pozyskiwania danych dziedzinowych)

UWAGA: Ta sama osoba może być upoważniona w obu wyżej wymienionych zakresach.

UWAGA2: Liczba osób upoważnionych wewnętrznie jest dowolna – zależy od decyzji kierownika jednostki i warunków organizacyjnych w danej jednostce.

Wnioski kierowników podmiotu i osób upoważnionych wewnętrznie mogą być składane niezależnie od siebie (w tym samym czasie).

Wnioski pracowników jednostki są rozpatrywane przez ten sam organ upoważniający, który weryfikuje kierowników podmiotów, przy czym na etapie udzielania upoważnienia do dostępu pracownikowi, organ upoważniający żąda okazania upoważnienia wewnętrznego.

Kto udziela upoważnień do dostępu?

System udzielania upoważnień do dostępu jest zdecentralizowany wg poziomów I, II, III

I poziom : Minister Edukacji Narodowej upoważnia:

kierowników jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty:

  • ministrów prowadzących szkoły i placówki oświatowe,
  • Centralnej Komisji Egzaminacyjnej,
  • okręgowych komisji egzaminacyjnych,
  • zakładów poprawczych, schronisk dla nieletnich,
  • kuratoriów oświaty,
  • organów sprawujących nadzór pedagogiczny nad zakładami poprawczymi, schroniskami dla nieletnich oraz szkołami przy zakładach karnych,
  • Centrum Edukacji Artystycznej,
  • izb rzemieślniczych,
  • wojewodów (patrz uwaga poniżej),
  • prezesów regionalnych izb obrachunkowych,
  • rektorów uczelni.

II poziom: Wojewodowie upoważniają:

  • wójtów gmin (burmistrzów, prezydentów miast),
  • starostów powiatów,
  • marszałków województw.

III poziom: Ministrowie oraz wójtowie gmin (burmistrzowie, prezydenci miast), starostowie powiatów, marszałkowie województw upoważniają

  • dyrektorów szkół i placówek oświatowych, (których dane identyfikacyjne szkół są zobowiązani przekazywać do RSPO),
  • kierowników jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oświatowych, kierowników Centrów Usług Wspólnych.

Uwaga!

Wojewoda może powierzyć kuratorowi oświaty zadania i kompetencje z zakresu procedury weryfikacji dostępu i udzielania upoważnień do dostępu (na podstawie art. 20 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie – Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.) – wówczas kurator oświaty zastępuje wojewodę w czynnościach związanych z udzielaniem upoważnień dla JST (art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy).

W niniejszej części dokumentu opisuje się procedurę weryfikacji od strony wnioskodawcy

I.2. Procedura weryfikacji dostępu od strony wnioskującego

I.2.1. Wypełnienie i wysłanie wniosku

Wniosek wypełnia się elektronicznie przez oznaczanie właściwych lub wprowadzenie określonych danych we właściwych polach aplikacji.

UWAGA 1: Sposób składania wniosku opisany w instrukcji użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej.

UWAGA 2: Jeżeli wojewoda powierzy kuratorowi oświaty zadania i kompetencje z zakresu procedury weryfikacji dostępu i udzielania upoważnień do dostępu (na podstawie art. 20 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie -Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.) – wówczas kurator oświaty zastępuje wojewodę w czynnościach związanych z udzielaniem upoważnień dla JST (art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy), co oznacza, że:

  1. kurator oświaty składając wniosek o upoważnienie do dostępu w polu „Wybierz jednostkę” wybiera pozycję „Kuratorium oświaty/wojewoda (dot. przypadku powierzenia przez wojewodę kuratorowi oświaty zadań z zakresu procedury weryfikacji i udzielania upoważnień)”;
  2. w przypadku wystąpienia przez kuratora oświaty w imieniu wojewody o udzielenie upoważnienia do dostępu w okresie 15 maja 2012 r. – 15 czerwca 2012 r. (art. 119 ust. 1 ustawy), kurator oświaty nie występuje do Ministra Edukacji Narodowej z wnioskiem o udzielenie upoważnienia w okresie 15 października 2012 r. -15 listopada 2012 r. (art. 123 ust. 1 pkt 2 ustawy).

Wojewoda, który upoważnił kuratora oświaty, nie ubiega się o udzielenie upoważnienia do dostępu!

UWAGA 3: Wnioskodawca nie wybiera adresata wniosku. Wybór właściwego organu upoważniającego jest automatyczny, dokonuje się na podstawie danych wskazanych we wniosku.

UWAGA 4: W przypadku wypełniania wniosku przez osobę reprezentującą organ upoważniający lub wyznaczonego pracownika podmiotu należy zachować szczególną staranność, co do zgodności danych wpisywanych we wniosku a treścią upoważnienia wewnętrznego. Niezgodność danych skutkuje odrzuceniem wniosku na etapie potwierdzania tożsamości, ponieważ wówczas należy okazać dokument upoważnienia wewnętrznego.

I.2.2. Wpływ wniosku do systemu – pierwszy e-mail

Po wysłaniu wniosku za pomocą aplikacji na adres poczty elektronicznej podany we wniosku wnioskodawca otrzymuje e-mail z informacją o wpływie wniosku.

Jeżeli wnioskodawca nie otrzyma e-maila, zachodzi podejrzenie, że proces rejestracji nie powiódł się i należy ponownie wypełnić i wysłać nowy wniosek.

I.2.3. Przyjęcie wniosku do rozpatrzenia – drugi e-mail

1) OKRES WDRAŻANIA SIO

W ciągu 5 dni od otrzymania informacji o wpływie wniosku należy spodziewać się kolejnego e-maila z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku.

2) BIEŻĄCE FUNKCJONOWANIE SYSTEMU

Informacja o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku powinna niezwłocznie (1-2 dni) wpłynąć na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy.

Z informacji zawartych w e-mailu można dowiedzieć się, który organ rozpoczął rozpatrywanie wniosku, a także, jakie są dalsze kroki procedury weryfikacji.

I.2.4. Stwierdzenie poprawności danych zawartych we wniosku / nienadanie wnioskowi biegu – trzeci e-mail

1) OKRES WDRAŻANIA SIO

W okresie od dnia otrzymania drugiego e-maila, w zależności od kalendarza wdrażania SIO, tj. odpowiednio do 31 lipca i 31 grudnia 2012 r., należy spodziewać się trzeciego e-maila zawierającego informację o poprawności danych zawartych we wniosku albo informację o nienadaniu wnioskowi biegu.

W e-mailu z informacją o stwierdzeniu poprawności danych wskazany zostanie termin zgłoszenia się osoby, której ma być udzielone upoważnienie, w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości (okazanie ważnego dowodu osobistego albo ważnego paszportu, a w przypadku osoby reprezentującej organ upoważniający lub pracownika podmiotu także dokumentu upoważnienia wewnętrznego).

W razie stwierdzenia przez organ upoważniający niepoprawności danych zawartych we wniosku – wnioskowi nie nadaje się biegu. W takim przypadku można ponownie złożyć nowy wniosek.

Uwaga:

Istnieje możliwość przedłużenia wyznaczonego przez organ upoważniający terminu potwierdzenia tożsamości. W tym celu należy złożyć – za pośrednictwem pocztyelektronicznej na adres podany przez organ w trzecim e-mailu – wniosek o przedłużenie terminu. Ponadto:

  • wniosek należy uzasadnić (np. choroba, urlop, opieka nad osoba bliską, itp. okoliczności życiowe);
  • wniosek należy złożyć przed upływem wyznaczonego terminu – w przeciwnym razie wnioskowi o udzielenie upoważnienia nie nadaje się biegu (można złożyć nowy wniosek);
  • we wniosku osoba, której ma być udzielone upoważnienie, wskazuje wybrany termin, w którym zgłosi się w siedzibie organu upoważniającego – termin ten nie może przekroczyć terminów udzielania upoważnień w okresie wdrażania SIO, tj. odpowiednio do 31 lipca i 31 grudnia 2012 r. (patrz: kalendarz wdrażania SIO).

2) BIEŻĄCE FUNKCJONOWANIE SYSTEMU

W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania drugiego e-maila (informacji o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku) należy spodziewać się trzeciego e-maila zawierającego informację o poprawności danych zawartych we wniosku albo informację o nienadaniu wnioskowi biegu. Osoba, której wnioskowi nie nadano biegu, może ponownie złożyć wniosek.

I.2.5. Potwierdzenie tożsamości

Wymagane dokumenty:

W celu potwierdzenia tożsamości osoba, której ma być udzielone upoważnienie, przedstawia organowi upoważniającemu:

  • dokument tożsamości – ważny! dowód osobisty lub paszport (w przypadku cudzoziemca – kartę pobytu);

a ponadto

  • upoważnienie wewnętrzne – w przypadku, gdy wniosek dotyczy osoby repezentującej organ upoważniający lub wyznaczonego pracownika podmiotu.

1) OKRES WDRAŻANIA SIO

Termin zgłoszenia się osoby, której ma być udzielone upoważnienie, w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości jest wyznaczony w trzecim mailu. Termin ten może być zmieniony.

Niestawienie się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości w wyznaczonym (przedłużonym) terminie skutkuje nienadaniem wnioskowi biegu. W takim przypadku można ponownie złożyć nowy wniosek

2)BIEŻĄCE FUNKCJONOWANIE SYSTEMU

W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania trzeciego e-maila osoba, której ma być udzielone upoważnienie, zgłasza się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia swojej tożsamości.

ZMIANA TERMINU POTWIERDZENIA TOŻSAMOŚCI: Termin 5-dniowy na zgłoszenie może być przedłużony. W tym celu należy złożyć – za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany przez organ w trzecim e-mailu – wniosek o przedłużenie terminu. Ponadto:

  • wniosek należy uzasadnić (np. choroba, urlop, opieka nad osoba bliską, itp. okoliczności życiowe);
  • wniosek należy złożyć nie później niż na 2 dni przed upływem terminu zgłoszenia – w przeciwnym razie wnioskowi o udzielenie upoważnienia nie nadaje się biegu (można złożyć nowy wniosek);
  • we wniosku osoba, której ma być udzielone upoważnienie, wskazuje wybrany termin, w którym zgłosi się w siedzibie organu upoważniającego.

Niestawienie się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości w wyznaczonym (przedłużonym) terminie skutkuje nienadaniem wnioskowi biegu. W takim przypadku można ponownie złożyć nowy wniosek.=

I.2.6. Uzyskanie dostępu do bazy danych SIO (dokument upoważnienia do dostępu oraz login i hasło) albo odrzucenie wniosku

1) UZYSKANIE DOSTĘPU

Osoba repezentująca organ upoważniający, po sprawdzeniu tożsamości osoby, której wniosek dotyczy, udziela jej upoważnienia do dostępu. Dokument upoważnienia do dostępu jest drukiem systemowym (jest drukowany z aplikacji) w 2 egzemplarzach. Podpisują go: osoba reprezentująca organ upoważniający i osoba upoważniona.

I egzemplarz upoważnienia do dostępu pozostaje w siedzibie organu upoważniającego.

II egzemplarz wydaje się bezpośrednio osobie upoważnionej celem dołączenia do akt osobowych tej osoby. Osoba upoważniona potwierdza odebranie II egzemplarza upoważnienia do dostępu umieszczając na I egzemplarzu upoważnienia adnotację „otrzymano drugi egzemplarz upoważnienia” oraz swój podpis i datę otrzymania tego egzemplarza.

Równocześnie osobie upoważnionej – w sposób poufny – wydaje się login (niepowtarzalny identyfikator użytkownika SIO) oraz hasło.

2) ODRZUCENIE WNIOSKU

Osoba, której wniosek został odrzucony, może ponownie złożyć wniosek.

Przypadki odrzucenia wniosku

  • brak dokumentu tożsamości, nieważny dokument tożsamości;
  • stwierdzenie, że osoba, której ma być udzielone upoważnienie, nie jest osobą, za którą się podaje;

a ponadto w przypadku osoby reprezentującej organ upoważniający oraz wyznaczonego pracownika podmiotu również:

  • stwierdzenie braku upoważnienia wewnętrznego;
  • nieważności upoważnienia wewnętrznego, w szczególności upływ okresu, na który zostało udzielone upoważnienie wewnętrzne;
  • niezgodność danych zawartych we wniosku z danymi zawartymi w upoważnieniu wewnętrznym;
  • cofnięcie upoważnienia wewnętrznego.