Oddziały podstawowe

Instrukcja użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej

WPROWADZANIE DANYCH DO SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ

dla szkół i placówek oświatowych

Moduł: PODMIOT

Oddziały podstawowe

WSTĘP

Zgodnie z ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej w skład lokalnych baz danych SIO mogą wchodzić następujące dane:

  • zbiór danych szkół i placówek oświatowych oraz ich zespołów (art. 8)

zawierający dane dotyczące warunków dydaktycznych, materialnych i finansowych, organizacji i działalności jednostek systemu oświaty (dane dziedzinowe);

  • zbiór danych jednostek (art. 9)

zawierający dane dotyczące innych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty;

  • zbiór danych o uczniach (art. 11–26)

zawierający dane identyfikacyjne i dane dziedzinowe związane z nauką w szkołach, objęciem opieką placówek itp.;

  • zbiór danych o nauczycielach (art. 27–29)

zawierający dane identyfikacyjne i dane dziedzinowe związane ze stosunkiem pracy, awansem zawodowym, uprawnieniami ekspertów, egzaminatorów i rzeczoznawców.

Każdy ze zbiorów został szczegółowo opisany w kolejnych modułach instrukcji użytkownika modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej.

ZBIÓR DANYCH SZKÓŁ I PLACÓWEK OŚWIATOWYCH ORAZ ICH ZESPOŁÓW

Wprowadzanie danych dotyczących szkoły lub placówki oświatowej należy rozpocząć od wpisania

Dane w zakładce Podmiot są przekazywane przez:

  • przedszkola,
  • inne formy wychowania przedszkolnego,
  • szkoły,
  • zakłady kształcenia nauczycieli,
  • kolegia pracowników służb społecznych

oraz następujące placówki oświatowe:

  • specjalne ośrodki wychowawcze (SOW),
  • specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze (SOSW),
  • ośrodki rewalidacyjno-wychowawcze (ORW),
  • młodzieżowe ośrodki wychowawcze (MOW),
  • młodzieżowe ośrodki socjoterapii (MOS),
  • placówki kształcenia ustawicznego,
  • placówki kształcenia praktycznego,
  • ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego,
  • poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne,
  • placówki doskonalenia nauczycieli.

Dane dotyczące podmiotu obejmują:

  • informację o oddziałach podstawowych
  • informację o oddziałach dodatkowych

LISTA ODDZIAŁÓW PODSTAWOWYCH

Po przejściu do zakładki Podmiot w przypadku zespołu/jednostki złożonej pojawia się lista szkół/placówek wchodzących w skład tej jednostki.

W oknie dialogowym Wybierz podmiot należy zaznaczyć kliknięciem widoczną szkołę lub placówkę, dla której chcemy zarejestrować oddziały, tak aby została podświetlona na niebiesko. Przycisk Wybierz stanie się aktywny.

Alternatywnie w module Start można kliknąć znak bezpośrednio przy danym typie szkoły, aby przejść bezpośrednio do rejestracji oddziałów w tej szkole.

Po wyborze szkoły otwarte zostaje okno Lista oddziałów podstawowych.

Przed wykonaniem dalszych kroków należy upewnić się, czy wyświetlana jest nazwa odpowiedniej szkoły lub placówki. W razie konieczności można zmienić wybraną szkołę lub placówkę, klikając nazwę szkoły.

W przypadku szkoły samodzielnej po przejściu do zakładki Podmiot od razu otwiera się okno Lista oddziałów podstawowych.

Przed wykonaniem dalszych kroków należy upewnić się, czy w polu Wybrany Podmiot wyświetlana jest nazwa odpowiedniej szkoły lub placówki. W razie konieczności można zmienić wybraną szkołę lub placówkę, klikając w nazwę szkoły w prawym górnym rogu aplikacji.

W przypadku szkoły samodzielnej po przejściu do zakładki Podmiot od razu otwiera się okno Lista oddziałów podstawowych.

W przypadku jednostek, które mogą rejestrować zarówno oddziały podstawowe, jak i oddziały dodatkowe program domyślnie otworzy okno Lista oddziałów podstawowych. W celu przejścia do rejestracji oddziałów dodatkowych należy kliknąć zakładkę Oddziały dodatkowe.

W przypadku zespołów szkół i placówek oświatowych, w których znajduje się więcej niż jedna placówka, która wykazuje oddziały w szkole należy wybrać szkołę/placówkę, w której będzie rejestrowany oddział podstawowy.

Na listę oddziałów podstawowych składa się:

  • pole wyboru roku szkolnego,
  • pole wyszukiwania,
  • kolumna klasa/semestr,
  • kolumna nazwa,
  • kolumna specyfika podstawowa,
  • kolumna czy połączony,
  • kolumna statusu przetwarzania formularza rejestracyjnego/likwidującego oddział w panelu komunikacji.

REJESTRACJA ODDZIAŁU PODSTAWOWEGO

Informacje podstawowe

W celu zarejestrowania nowego oddziału należy kliknąć przycisk Dodaj. W aplikacji otworzy się nowe okno, w którym należy wprowadzić informacje o oddziale podstawowym.

Rok szkolny:

Rejestrując oddział podstawowy pole rok szkolny jest automatycznie uzupełnione (w polu wprowadzony jest aktualny rok szkolny), po rozwinięciu listy dodatkowo dostępny jest następny rok szkolny– opcja ta dostępna jest od 01 czerwca do 31 sierpnia aktualnego roku szkolnego.

Klasa/Semestr:

W tym polu należy określić, dla której klasy bądź semestru oddział jest rejestrowany.

Wartości (np. kl. I, II, III, sem. I, II itp.) można wybrać z rozwijanej listy po kliknięciu przycisku na końcu pola.

Możliwości wyboru klas/semestrów uzależnione są przede wszystkim od typu jednostki oraz kategorii uczniów, dla których szkoła jest zorganizowana, wykazanych w RSPO przez organ rejestrujący szkołę. Dodatkowo w przypadku szkół podstawowych, szkół podstawowych z oddziałami przedszkolnymi, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego możliwość wyboru klas jest uzależniona od etapów edukacyjnych wprowadzonych w RSPO.

Dla oddziałów przedszkolnych przewidziano dwie możliwości do wyboru:

„0” – oddziały „0”, to oddziały dla dzieci realizujących roczne obowiązkowe przygotowanie przedszkolne;

Poniżej „0” – oddziały Poniżej „0” należy zarejestrować dla dzieci, które nie rozpoczęły jeszcze realizacji rocznego obowiązkowego przygotowania przedszkolnego.

Nazwa oddziału:

Należy określić nazwę oddziału (np. A, B, C, TS, TM, itp.) w zależności od funkcjonującej w danej szkole/placówce oświatowej nomenklatury.

W danym roku szkolnym dla danego trybu nauki oraz kategorii uczniów nazwa oddziału dla danej klasy musi być unikalna. Oznacza, to że nie mogą wystąpić np. dwa oddziały klasy I o tej samej nazwie (ITB i ITB). Natomiast sytuacja, w której ta sama nazwa wystąpi dla oddziałów różnych klas jest dopuszczalna (np. Ia i IIa).

W przypadku pozostawienia pustego pola, pojawi się komunikat „Brak określonej nazwy oddziału. Należy uzupełnić nazwę dla oddziału”.

Kategoria uczniów:

W większości przypadków określenie kategorii uczniów jest wypełniane automatycznie, zgodnie ze specyfiką szkoły określoną w RSPO przez organ rejestrujący.

Jedynie w przypadku szkół, dla których w RSPO określono kategorię uczniów, jako „Młodzież/Dorośli” zachodzi potrzeba wybrania odpowiedniej kategorii uczniów uczących się w rejestrowanym oddziale.

Tryb nauki:

Należy wybrać z listy rozwijanej tryb nauki, w jakim prowadzone jest kształcenie w rejestrowanym oddziale. Należy wskazać właściwą wartość z listy rozwijanej:

  • dzienna,
  • wieczorowa,
  • zaoczna,
  • na odległość,
  • stacjonarna.

Zawartość listy rozwijanej zależy od typu szkoły oraz wybranej kategorii uczniów.

Specyfika oddziału

Specyfika podstawowa:

W pierwszej kolejności dla każdego oddziału/oddziałów należy określić specyfikę podstawową wybierając jedną z pozycji z poniższej listy rozwijanej:

  • ogólnodostępny
  • integracyjny
  • specjalny
  • przysposabiający do pracy
  • specjalny przysposabiający do pracy
  • terapeutyczny
  • o charakterze eksperymentalnym
  • międzynarodowy
  • dwujęzyczny w gimnazjum, liceum i technikum.

Zakres listy specyfik podstawowych zależy od typu jednostki, kategorii uczniów oraz specyfiki szkoły wykazanych w RSPO.

Specyfika dodatkowa #1, #2, #3:

Wybranie specyfiki dodatkowej nie jest obowiązkowe. Jeżeli dany oddział posiada tylko specyfikę podstawową, to pole specyfika dodatkowa #1 należy zostawić nieuzupełnione/puste.

W przypadku błędnego przypisania do oddziału specyfiki dodatkowej należy kliknąć na krzyżyk pojawiający się po najechaniu na wypełnione pole – wybrana specyfika zostanie usunięta.

W zależności od wybranej specyfiki podstawowej pojawia się możliwość wyboru specyfik dodatkowych. Na liście mogą znajdować się następujące specyfiki dodatkowe:

1) wielozawodowy,

2a) sportowy,

2b) mistrzostwa sportowego,

3a) z językiem nauczania mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego,

3b) dwujęzyczny dla mniejszości narodowej,

3c) z dodatkową nauką języka mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego.

W przypadku występowania w oddziale wielu specyfik dodatkowych ważna jest kolejność dodawania specyfik. Na hierarchię, w jakiej należy dodawać specyfiki dodatkowe wskazuje numeracja powyżej. Wybranie w pierwszej kolejności specyfik dodatkowych oznaczonych trójką uniemożliwia dodawanie kolejnych specyfik.

Jeśli w szkołach prowadzących kształcenie zawodowe, do jednego oddziału uczęszczają uczniowie kształcący się w różnych zawodach – dla takiego oddziału należy wskazać specyfikę Wielozawodowy.

Przypisanie do oddziału jednej ze specyfik dodatkowych wymienionych powyżej w pkt 3a, 3b lub 3c oznacza, że wszyscy uczniowie w danym oddziale korzystają z nauki języka mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego we wskazanej formie. Jeśli nie wszyscy uczniowie w danym oddziale uczą się języka mniejszości narodowej, etnicznej lub języka regionalnego, uczniów tych należy wykazać w grupie nauczania języka mniejszości (oddział dodatkowy).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 listopada 2007 r. w sprawie warunków i sposobu wykonywania przez szkoły i placówki publiczne zadań umożliwiających podtrzymywanie poczucia tożsamości narodowej, etnicznej, językowej i religijnej uczniów należących do mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym (Dz. U. z 2014 r., poz. 263 j. t.) nauka języka mniejszości narodowej, etnicznej lub języka regionalnego może być prowadzona:

  1. w oddziałach z językiem nauczania mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego, tj. oddziałach, w których zajęcia prowadzone są w języku mniejszości lub języku regionalnym,
  2. w oddziałach dwujęzycznych, tj. oddziałach, w których zajęcia prowadzone są w dwóch językach: polskim oraz języku mniejszości lub języku regionalnym
  3. w oddziałach z dodatkową nauką języka mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego,
  4. w międzyszkolnych (międzyprzedszkolnych) zespołach nauczania języka mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego.

Należy podkreślić, że nauka języka mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego odbywa się na pisemny wniosek rodziców, prawnych opiekunów lub samych zainteresowanych uczniów.

Związanie organizacyjne przy podmiocie leczniczym:

W przypadku wyboru specyfiki oddziału specjalny, pojawia się również możliwość określenia związania organizacyjnego oddziału. Domyślnie w polu Związanie org. Przy podmiocie leczniczym wartość przycisku ustawiona jest na Nie. Jeśli oddział posiada związanie organizacyjne w podmiocie leczniczym, należy przycisk przestawić na wartość Tak.

Jeżeli w szkoła została zarejestrowana w RSPO jako szkoła ze związaniem organizacyjnym w podmiocie leczniczym, pole Związanie org. Przy pod jest wypełniane automatycznie.

Języki obce

Kolejnym krokiem jest przypisanie języków obcych nowożytnych nauczanych w danym oddziale. Wybór języka obcego nowożytnego nauczanego w oddziale dokonywany jest poprzez zaznaczenie „” kwadratu po lewej stronie danego języka.

Program umożliwia zaznaczenie kilku języków obcych nowożytnych w jednym oddziale. Należy wykazać wszystkie języki obce, jakich uczniowie uczą się w tym oddziale, w szczególności w przypadku szkół, w których nauka języka obcego zorganizowana jest w grupach międzyoddziałowych i w konsekwencji w jednej klasie znajdują się uczniowie uczący się różnych języków obcych.

W przypadku, gdy do oddziału został przypisany tylko jeden język obcy, zostanie on automatycznie przypisany wszystkim uczniom w tym oddziale, przy czym w przypadku ucznia posiadającego orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego można usunąć informację o nauczaniu języka obcego.

Jeżeli rejestrowany oddział ma wykazane związanie organizacyjne w podmiocie leczniczym i w oddziale tym dzieci nie będą miały zajęć z języka obcego nowożytnego, program dopuszcza sytuację, że język obcy dla oddziału nie zostanie wybrany.

Dyscypliny sportowe

Jeśli w specyfice dodatkowej wskazano specyfikę sportową albo mistrzostwa sportowego, pojawi się pole, w którym należy określić dyscyplinę sportu, w której kształcenie odbywa się w danym oddziale.

Wybór dyscypliny sportowej dokonywany jest poprzez zaznaczenie „” kwadratu po lewej stronie nazwy dyscypliny.

Program umożliwia zaznaczenie kilku dyscyplin sportowych w jednym oddziale. Należy wykazać wszystkie dyscypliny sportowe, w jakich uczniowie kształcą się w tym oddziale – umożliwi to przypisanie poszczególnym uczniom właściwej dyscypliny, w której się kształcą.

W przypadku, gdy do oddziału została przypisana tylko jedna dyscyplina sportowa, zostanie ona automatycznie przypisana wszystkim uczniom w tym oddziale.

Języki mniejszości

W przypadku oddziałów, w których określono specyfikę dodatkową z językiem nauczania mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego, albo dwujęzyczne dla mniejszości narodowej, albo z dodatkową nauką języka mniejszości narodowej lub etnicznej albo języka regionalnego należy określić język mniejszości narodowej/etnicznej lub język regionalny, którego nauczanie prowadzone jest w danym oddziale.

Zostanie on automatycznie przypisany wszystkim uczniom w tym oddziale.

Wybór języka mniejszości narodowej/etnicznej lub języka regionalnego nauczanego w oddziale dokonywany jest poprzez zaznaczenie „” kwadratu po lewej stronie danego języka.

Zawody

W przypadku szkół kształcących w zawodach należy określić zawód, w którym uczniowie w danym oddziale się kształcą oraz cykl kształcenia dla tego zawodu.

Określenie zawodu rozpoczyna się od wybrania zawodu z rozwijalnej listy i określenia cyklu kształcenia. Po wprowadzeniu tych danych należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się po prawej stronie.

Jeżeli przepisy przewidują tylko jedną długość cyklu kształcenia dla danego zawodu jest ona przypisywana automatycznie.

Pod listami zawodu i cyklu kształcenia znajduje się lista zawodów występujących w danym oddziale. Komunikat „Brak wybranych zawodów” informuje o potrzebie dodania zawodu.

Komunikat zniknie po dodaniu przynajmniej jednego zawodu.

W przypadku błędnego wprowadzenia zawodu lub jego cyklu kształcenia należy kliknąć przycisk usuń znajdujący się przy danym zawodzie.

W przypadku szkół artystycznych należy określić zawód, specjalność i specjalizację.

zawody art

Lista zawodów dostępnych w szkołach tożsama jest z listą zawodów przekazanych do RSPO przez organ rejestrujący.

Jeżeli w specyfice dodatkowej wskazano specyfikę wielozawodową należy określić wszystkie zawody, których uczą się uczniowie w danym oddziale.

Dla specyfiki wielozawodowej należy określić przynajmniej dwa zawody dla danego oddziału.

Podsumowanie rejestracji oddziału

Po wypełnieniu danych w oknie Szczegóły oddziału, należy kliknąć przycisk Zapisz.

Przy próbie zapisania danych rejestrowanego oddziału następuje sprawdzenie przekazywanych danych. Jeżeli w formularzu rejestracyjnym oddziału występują jakiekolwiek błędy, na górze okna Szczegóły oddziału pojawi się komunikat z opisem błędów.

blad w oddziale

Jeżeli formularz został wypełniony poprawnie, wniosek rejestracyjny oddziału zostanie przeniesiony do panelu komunikacji. Dodatkowo pojawi się informacja o poprawnym zarejestrowaniu oddziału.

Z Panelu komunikacji należy przesłać dane do systemu centralnego.

Przesyłanie danych do bazy danych SIO – Panel komunikacji

Aby wysłac dane do bazy danych SIO z loklanej bazy danych należy wejsć do Panelu komunikacji. W zakładce Do wysłania znajduje się formularz rejestracyjny oddziału. Należy zaznaczyć kwadratowe pole na końcu wiersza (checkbox , po kliknięciu w pole  pojawi się znak ). Kliknięcie przycisku Wyślij przeniesie formularz do zakładki Wysłane. Następnie w zakładce Wysłane ponownie należy zaznaczyć formularz do wysłania (w ostatniej kolumnie), po czym kliknąć przycisk Sprawdź status. Poprawnie przetworzony formularz znajdzie się w zakładce Zakończone.

Dodaj na wzór

Przycisk Dodaj na wzór dostępny na liście oddziałów podstawowych umożliwia zarejestrowanie nowego oddziału na wzór oddziału, który został wcześniej zarejestrowany w tym samym roku szkolnym lub w jednym z poprzednich. Aby przycisk był widoczny należy najpierw zaznaczyć oddział, który będzie

Stworzenie oddziału na wzór rozpoczyna się od zaznaczenia na liście oddziału, który będzie wzorem nowo rejestrowanego oddziału i kliknięcia przycisku dodaj na wzór.

Kolejnym krokiem jest weryfikacja danych w formularzu rejestracyjnym nowego oddziału, które zostały uzupełnione na podstawie danych szczegółowych oddziału wzorcowego (klasa/semestr, kategoria uczniów, tryb nauki oraz odpowiednio języki i zawody). Uzupełnione automatycznie dane oddziału można zmienić na inne, jeżeli nowo tworzony oddział różni się jakąś cechą od oddziału wzorcowego.

Dla nowo tworzonego oddziału zawsze należy zawsze uzupełnić nazwę oraz specyfikę oddziału – te dane nie kopiują się z danych oddziału wzorcowego.

UWAGA: Przy pomocy funkcji Dodaj na wzór mogą być tworzone oddziały funkcjonujące w aktualnym roku szkolnym, niezależnie od tego, czy oddział wzorcowy był zarejestrowany w bieżącym, czy w poprzednim roku szkolnym.

Zapisanie oddziału odbywa się poprzez skorzystanie z przyciski Zapisz znajdującego się w prawym dolnym rogu formularza. Poprawnie zapisany formularz należy przetworzyć w Panelu komunikacji, aż znajdzie się w zakładce Zakończone.

INFORMACJE KOŃCOWE

  1. Zarejestrowane oddziały podstawowe i dodatkowe widoczne są odpowiednio na Liście oddziałów podstawowych bądź Liście oddziałów dodatkowych.
  2. Wyświetlanie listy oddziałów podstawowych i listy oddziałów dodatkowych ograniczone jest przez rok szkolny wskazany w polu widocznym ponad listą.
  3. Na każdej z list możliwe jest sortowanie informacji w każdej kolumnie listy.
  4. Przy pomocy pola Wyszukaj możliwe jest wyszukanie oddziału na liście po wybranych cechach, np. poprzez wpisanie klasy oddziału, fragmentu jego nazwy.

  1. Po podświetleniu wybranego oddziału na liście oddziałów aktywne stają się przyciski Szczegóły, Likwiduj (lub Usuń wniosek) oraz Dodaj na wzór. Przycisk Likwiduj będzie aktywny w przypadku, gdy formularz rejestracyjny oddziału został poprawnie przetworzony w panelu komunikacji oraz oddział ten nie jest już likwidowany. Przycisk Usuń wniosek jest aktywny w przypadku, gdy formularz danego oddziału nie został jeszcze poprawnie zarejestrowany w systemie centralnym.

  1. Po kliknięciu na przycisk Podgląd szczegółów otwiera się okno, w którym widoczne są wszystkie informacje przekazane o oddziale podczas jego rejestracji.

  1. Po kliknięciu na przycisk Likwidacja oddziału otwiera się okno, które umożliwia dokonanie likwidacji oddziału. Likwidacja oddziału jest operacją nieodwracalną. Likwidować należy wyłącznie oddziały, które zostały błędnie zarejestrowane (np. nie wskazano wszystkich języków nauczanych w oddziale).

W przypadku potrzeby zlikwidowania oddziału należy upewnić się, że w likwidowanym oddziale nie znajdują się uczniowie (liczba uczniów: 0). W przypadku kliknięcia przycisku likwidacja oddziału w oddziale, do którego zostali przypisani uczniowie w oknie likwidacja oddziału pojawi się komunikat „Likwidacja wybranego oddziału nie jest możliwa – do oddziału przypisani są uczniowie”. Przycisk Likwiduj będzie nieaktywny.

  1. W przypadku oddziału, który został zarejestrowany wyłącznie w lokalnej bazie danych (wniosek rejestracyjny nie został wysłany do bazy centralnej) dostępny jest przycisk Usuń wniosek. Użycie tego przycisku powoduje usunięcie wszystkich danych wprowadzonych przy rejestracji oddziału. Informacje o oddziale, dla którego usunięto wniosek rejestracyjny, nie są już widoczne na liście oddziałów.

Przycisku Usunięcie wniosku rejestracyjnego należy używać rozważnie – wykonanie operacji nie wymaga bowiem żadnych dodatkowych potwierdzeń: samo kliknięcie na przycisk usuwa wniosek. Usunięcie wniosku potwierdzone jest komunikatem: „Poprawnie usunięto dane rejestracyjne oddziału”.

  1. Na ten moment nie ma możliwości modyfikacji zarejestrowanego oddziału. W przypadku błędnej rejestracji oddziału należy zlikwidować oddział i zarejestrować go na nowo.
  2. W przypadku szkół i placówek oświatowych, które nie wykazują oddziałów podstawowych po wejściu do modułu Podmiot w oddziałach podstawowych pojawi się komunikat „Rejestracja oddziałów podstawowych nie jest dostępna dla wybranego typu podmiotu”.

  1. W przypadku samodzielnych placówek oświatowych, które nie wykazują oddziałów moduł Podmiot będzie nieaktywny.

  1. W przypadku funkcjonujących w jednostkach złożonych placówek oświatowych , które nie wykazują oddziałów, będzie można wejść do modułu Podmiot, ale nie będzie możliwości zarejestrowania oddziałów.

  1. Synchronizuj listę – użycie przycisku pozwala pobrać wszystkie oddziały, które są poprawnie zarejestrowane w systemie centralnym w danej szkole. W przypadku istnienia oddziałów, których formularze nie zostały jeszcze poprawnie przetworzone w panelu komunikacji (formularze rejestracji lub likwidacji oddziałów), po użyciu tego przycisku i potwierdzeniu chęci synchronizacji listy oddziałów znikną one z listy oddziałów – będą widoczne tylko oddziały, które istnieją w systemie centralnym.