JST – Składanie wniosków o upoważnienie

Instrukcja użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej

Składanie wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO dla jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty

 

Okno główne aplikacji

Dostęp do systemu SIO jest przydzielany wszystkim szkołom, placówkom oświatowym i innym jednostkom wykonującym zadania z zakresu oświaty poprzez imienne konta ich kierowników oraz upoważnionych pracowników. Każda osoba ubiegająca się o dostęp do systemu jest zobowiązana do wypełnienia wniosku o upoważnienie dostępu do bazy danych SIO, podając informacje na temat własnej jednostki oraz swoje dane identyfikacyjne.

Po uruchomieniu aplikacji otwiera się strona główna. Aby złożyć wniosek o dostęp do SIO należy kliknąć Złóż wiosek o dostęp.

Pod przyciskiem Złóż wniosek o dostęp udostępnione są opcje umożliwiające złożenie i wysłanie wniosku o upoważnienie osobom, które nie mają konta w systemie.

Opcja Zaloguj przeznaczona jest dla osób posiadających upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO, a tym samym mających przyznany identyfikator dostępu i hasło.

Po pomyślnym zalogowaniu do lokalnej bazy danych SIO użytkownik będzie miał dostęp do właściwej części programu w ramach przydzielonego mu upoważnienia.

Jeśli w aplikacji SIO nie zapisywano jeszcze żadnych wniosków, kliknięcie przycisku Złóż wniosek o dostęp na stronie głównej automatycznie przeniesie do nowego formularza zgłoszeniowego.

W przypadku, gdy w lokalnej bazie danych SIO znajduje się wniosek (został wcześniej wypełniony i zapisany) wówczas po kliknięciu w przycisk Złóż wniosek o dostęp wyświetli się okno z tabelą zapisanych dokumentów zgłoszeniowych oraz panelem komunikacji służącym do komunikacji z systemem centralnym. Z poziomu tego widoku będzie można złożyć nowy wniosek.

W przypadku, gdy w danej bazie danych wniosek nigdy nie został złożony po kliknięciu przycisku Złóż wniosek o dostęp aplikacja przejdzie do Kreatora wniosku o upoważnienie.

Kreator wniosku o upoważnienie

 

Kreator tworzenia wniosku jest złożony z kilku kroków. W górnej części okna widnieje pasek postępu.

W dolnej części okna znajduje się pasek z przyciskami funkcyjnymi kreatora. Za ich pomocą można przechodzić pomiędzy wypełnionymi kartami formularza, anulować wypełnianie wniosku lub w ostatnim etapie zapisać wniosek do lokalnej bazy danych SIO.

 

kliknięcie przycisku powoduje anulowanie wypełniania wniosku i przejście do okna zapisanych wniosków; po potwierdzeniu chęci anulowania wniosku niezapisane dane zostaną utracone

przycisk prowadzi do następnego etapu kreatora wniosku; aby przejść dalej należy wypełnić wszystkie wymagane pola w obecnie wyświetlanym etapie

przycisk umożliwia powrót do poprzedniego kroku formularza

opcja dostępna jedynie w ostatnim kroku formularza; wciśnięcie przycisku zapisuje wniosek do lokalnej bazy danych

Krok 1 – Typ wniosku

W pierwszym oknie kreatora wniosku należy wybrać organ, do którego użytkownik będzie się logować. W przypadku kierowników i pracowników jednostek samorządu terytorialnego należy wybrać Jednostka wykonująca zadania z zakresu oświaty/wojewoda. Wypełnianie wniosku o upoważnienie kontynuuje się używając przycisku Dalej znajdującego się w prawym dolnym rogu.

Aby kontynuować wypełnianie wniosku należy kliknąć przycisk .

Krok 2 – Dane jednostki

Okno kolejnego etapu posiada szereg pól opisujących podmiot, który reprezentuje wnioskodawca (pola: jednostka, podtyp, województwo, powiat, gmina, miejscowość) jak również tabelę wyświetlającą zarejestrowane w bazie placówki.

W pierwszej kolejności należy wybrać typ jednostki, a następnie doprecyzować informacje w polach określających przynależność terytorialną. Podczas wypełniania pól wykaz prezentowanych jednostek w tabeli poniżej będzie zawężany odpowiednio do wpisywanych kryteriów. Działanie takie znacznie ułatwia odnalezienie właściwego podmiotu na liście.

Jeśli w polu rozwijanym została wybrana błędna pozycja wtedy kontrolkę można wyczyścić używając małego przycisku ze znakiem x, znajdującego się z prawej strony kontrolki po najechaniu na nią kursorem.

Kurator oświaty może posiadać w SIO konta dwojakiego typu:

  • „kuratorium oświaty”,
  • „kuratorium oświaty / wojewoda”.

Jest to związane z faktem, że wojewoda może zobowiązać kuratora do wykonywania zadań z zakresu procedury weryfikacji i udzielania upoważnień. Jeśli kurator wypełnia wniosek w celu dopełnienia powyższych obowiązków wówczas w typie jednostki powinien wybrać pozycję kuratorium oświaty / wojewoda. W dalszym kroku należy wybrać z tabeli podmiot, w imieniu którego będzie się dysponowało upoważnieniem. Kurator, który podpisał porozumienie z wojewodą składa wniosek raz, wybierając z listy pozycję kuratorium oświaty / wojewoda. Kurator składając wniosek w celu prowadzenia lokalnej bazy danych SIO podległego kuratorium oświaty powinien wybrać pozycję kuratorium oświaty.

Poprawne wskazanie jednostki osoby wnioskującej w tym etapie kreatora jest bardzo ważne. Definiuje ono organ upoważniający, do którego trafi wysłany wniosek. Błędny wybór przedmiotowej jednostki sprawi, że dokument trafi do niewłaściwego urzędu i zostanie odrzucony.

Po zlokalizowaniu w tabeli i zaznaczeniu odpowiedniego podmiotu należy przejść do kolejnego kroku klikając przycisk .

Krok 3 – Podgląd danych

Na tym etapie kreator wyświetla podgląd szczegółowych danych opisujących podmiot wybrany w poprzednim kroku. Głównym zadaniem użytkownika jest zweryfikowanie na ich podstawie poprawności dokonanego wyboru. Dodatkowo w podglądzie wyświetlana jest nazwa organu upoważniającego, do którego trafi wniosek po wysłaniu.


Krok 3 – Podgląd danych

Jeśli przedstawione w oknie informacje są prawidłowe należy przejść do następnego etapu wciskając przycisk , w przeciwnym wypadku należy przy użyciu przycisku cofnąć się do poprzedniego kroku kreatora i zmienić błędnie wybraną jednostkę wnioskodawcy.

Krok 4 – Dane wnioskodawcy

Krok czwarty dotyczy informacji na temat osoby, której ma być udzielone upoważnienie dostępu do bazy danych SIO. Należy pamiętać, że wniosek o nadanie upoważnienia w danej jednostce, jako pierwszy składa jej kierownik. Pracownik może otrzymać upoważnienie do dostępu do lokalnej bazy SIO po otrzymaniu pisemnego upoważnienia od kierownika. Przykłady pisemnych upoważnień znajdują się na www.sio.men.gov.pl > Pomoc > Instrukcje użytkownika > Przykłady upoważnień wewnętrznych.

Pola oznaczone w formularzu gwiazdką są obowiązkowe tj. muszą zostać wypełnione. We wniosku należy podać: imię, drugie imię (jeśli użytkownik posiada), nazwisko, PESEL, nr telefonu, adres e-mail, stanowisko, typ użytkownika oraz datę ważności upoważnienia.

Niektóre pola posiadają mechanizm sprawdzający poprawność wpisywanego tekstu (np. pole PESEL sprawdza zgodność sumy kontrolnej podanego numeru). Taka walidacja pomaga uniknąć pomyłki podczas wpisywania danych.

niepoprawny pesel2

Przykład komunikatu o błędzie walidacji pola PESEL

Celem wykluczenia ewentualnych błędów podczas podawania adresu e-mail należy wpisać go w dwóch oddzielnych polach.

Wprowadzenie prawidłowego adresu e-mail jest kluczowe dla właściwego obsłużenia wniosku. Tą drogą wnioskujący otrzymuje informacje na temat przebiegu procesu obsługi swojego wniosku. Wiadomość zwrotna otrzymana za pośrednictwem poczty elektronicznej po wysłaniu wniosku jest sygnałem, że wypełniony formularz dotarł do systemu SIO. Jeżeli po wysłaniu wniosku nie otrzyma się potwierdzenia na wpisany w formularzu adres e-mail, zachodzi podejrzenie, że proces wysłania nie powiódł się i trzeba będzie ponownie złożyć i wysłać wniosek.

Pole Stanowisko przechowuje listę stanowisk wnioskodawców. Pozycje w spisie posortowane są alfabetycznie. Użytkownik musi z niego wybrać właściwe stanowisko.

Uwaga! Jeśli słownik stanowisk nie zawiera wymaganej pozycji należy to zgłosić drogą telefoniczną lub mailową do Centrum Informatycznego Edukacji.

Pole Typ użytkownika definiuje rodzaje uprawnień, jakie może posiadać osoba zalogowana do systemu. Zgodnie z ustawą wniosek zawiera 5 różnych typów. Aby wybrać odpowiedni typ w ramach składanego wniosku należy zaznaczać pole przy wybranej pozycji. Część opcji w początkowej fazie wdrażania programu może być nieaktywna (np. Regionalna Izba Obrachunkowa).

Wnioskodawca wprowadza w polu Data ważności upoważnienia datę ważności swojego upoważnienia. Kierownik podmiotu określa datę ważności upoważnienia wystawianego w formie pisemnej pracownikowi. Wyznaczając tę datę należy pamiętać o ramach czasowych narzuconych przez ustawę o systemie informacji oświatowej. Maksymalnym okresem udzielenia upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO jest okres 5 lat.

Jeżeli wniosek dotyczy kierownika podmiotu to wypełnia on wspomniane powyżej pola i klika przycisk . W sytuacji, gdy formularz składa upoważniony pracownik, wówczas oprócz swoich danych musi podać kilka dodatkowych informacji dotyczących pisemnego upoważnienia, jakie otrzymał od kierownika.

Dodatkowe pola wypełniane we wniosku przez pracownika

Wypełniając wniosek jako pracownik należy opcję Wniosek pracownika przełączyć na pozycję . Spowoduje to pojawienie się pól opisu upoważnienia. Użytkownik podaje imię i nazwisko osoby, która go upoważniła, a także określa rodzaj upoważnienia, jakie zgłasza we wniosku.

Kierownik podmiotu może wydać pracownikowi dwa różne rodzaje upoważnień:

  1. do przeprowadzania procedury weryfikacji i udzielania upoważnień,
  2. do dostępu do bazy danych SIO.

Pracownik zobowiązany do przeprowadzania procedury weryfikacji i udzielania upoważnień otrzymuje upoważnienie oznaczone nr 1.

Pracownik jednostki zobowiązanej do przekazywania danych do RSPO, przekazywania danych dziedzinowych lub pozyskiwania danych dziedzinowych z bazy danych SIO otrzymuje uprawnienie oznaczone nr 2.

Istnieje możliwość przydzielenia obydwu upoważnień jednemu pracownikowi.

Klikając we właściwe pole wyboru wnioskodawca oznacza rodzaj upoważnienia, jakie otrzymał. Przy wybranej pozycji należy wypełnić dwa pola: datę udzielenia i datę ważności upoważnienia wnioskodawcy. Podanie tych informacji jest niezbędne i umożliwia proces weryfikacji wniosku.

Po wypełnieniu wszystkich pól wniosek należy zapisać klikając przycisk . Poprawne wprowadzenie danych powoduje wyświetlenie komunikatu potwierdzającego zapisanie wniosku.

Powyższa procedura spowoduje zapisanie wniosku o upoważnienie w lokalnej bazie danych SIO. Jednocześnie w tabeli z listą złożonych wniosków pojawi się nowa pozycja.

W powyższy sposób można wypełnić i zapisać kilka formularzy zgłoszeniowych, a następnie przesłać je wszystkie do systemu SIO za jednym razem korzystając z panelu komunikacji z systemem.

Lista wniosków i panel komunikacji z systemem

Wyświetlone okno jest podzielone na następujące obszary:

 

Lista złożonych wniosków o upoważnienie

Tabela znajduje się w górnej części okna i zawiera listę złożonych wniosków o upoważnienie. Są to formularze wypełnione i zapisane w lokalnej bazie danych SIO. W wykazie są wyświetlane podstawowe dane z wniosku: data złożenia, typ wniosku, data ważności upoważnienia, imię i nazwisko wnioskodawcy oraz jego PESEL.

Jeśli zapisany wniosek nie został jeszcze wysłany do systemu centralnego można go edytować lub usunąć. Po synchronizacji z bazą danych SIO nie będzie takiej możliwości.

Usuwanie wniosku

Aby usunąć wniosek z listy należy zaznaczyć go w tabeli a następnie kliknąć przycisk znajdujący się po lewej stronie, pod listą. Po potwierdzeniu chęci usunięcia wniosku żądany wpis zniknie z tabeli. Aby móc usunąć wniosek, nie może on być wysłany do systemu centralnego.

Podgląd szczegółów wniosku

Kliknięcie przycisku znajdującego się po prawej stronie pod tabelą wyświetla okno prezentujące wszystkie informacje zawarte w zaznaczonym wniosku.


Podgląd szczegółów wniosku

Edycja danych wniosku

W celu edycji wniosku należy zaznaczyć go w tabeli, a następnie kliknąć przycisk . W wyświetlonym oknie widnieje przycisk który należy kliknąć. Akcja spowoduje otworzenie okna edycji wniosku.

Wydruk

Widok udostępnia możliwość drukowania dokumentów papierowych. Dostępne opcje po kliknięciu w przycisk Wydruk:

  • Wydrukuj listę wniosków

Wybranie tej opcji powoduje przesłanie do drukarki listy zawierającej wszystkie wnioski znajdujące się w tabeli,

  • Wydrukuj szczegóły wniosków

Funkcja drukuje szczegółowe informacje na temat wybranego wniosku. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku wniosków do wydruku.

Panel komunikacji z systemem

Wysyłanie wniosków i odbieranie informacji na temat ich statusu z systemu SIO jest realizowane w panelu komunikacji z systemem. Znajduje się on w dolnej części okna.

Listę wniosków w tym widoku można wyświetlić zgodnie z dostępnymi zakładkami:

prezentuje dokładnie wszystkie wnioski z lokalnej bazy danych

wyświetla wnioski, które zostały złożone i oczekują na wysłanie

lista wniosków, które zostały wysłane do centralnej bazy danych
i oczekują na rozpatrzenie

zakładka pokazuje wnioski, które zostały rozpatrzone przez organ upoważniający

Komunikacja z systemem

Po złożeniu i zapisaniu wniosku trafia on na panel komunikacji z systemem do zakładki Do wysłania.

Tabela w panelu komunikacji posiada z prawej strony dodatkową kolumnę zawierającą pole wyboru w każdym wierszu. Pól tych nie ma jedynie w zakładce Zakończone.

W celu przekazania jednego lub kilku wniosków do rozpatrzenia przez jednostkę upoważniającą należy:

  1. wejść do zakładki Wszystkie lub Do wysłania,
  2. wybrać wnioski przeznaczone do wysłania i zaznaczyć kontrolkę w tabeli przy każdym z nich, lub zaznaczyć wszystkie wnioski wybierając kontrolkę w nagłówku kolumny,
  3. kliknąć przycisk umiejscowiony po prawej stronie pod tabelą.

 

Informacja o przyjęciu wniosku przez system SIO zostanie przesłana na adres e-mail podany we wniosku.

Treść informacji e-mail:

Jeśli przesłanie formularzy powiedzie się, wszystkie zaznaczone wnioski znikną z listy Do wysłania i zostaną wyświetlone w zakładce Wysłane.

Do systemu informacji oświatowej wpłynął Twój wniosek o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO. Kolejne informacje dotyczące rozpatrywania Twojego wniosku również będą przekazywane na ten adres poczty elektronicznej.

(podstawa prawna: § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej – Dz. U. z 2012 r., poz. 466).

Lista statusów:

  • Niewysłany

widnieje przy wnioskach, które zostały złożone w lokalnej bazie danych i oczekują na wysłanie

  • Wysłany

wnioski pozytywnie przetworzone przez system centralny i oczekujące na przyjęcie do rozpatrzenia przez organ upoważniający

Aby mieć pewność, że system centralny poprawnie odebrał wniosek o upoważnienie, w zakładce Wysłane należy kliknąć przycisk Sprawdź status, a następnie myszką najechać na pomarańczowy znak – pojawi się dodatkowy komunikat przetwarzania danych o treści: Wysłano do kolejki powiadomień (do organu rejestrującego)

Gdy organ upoważniający pobierze wysłany wniosek i rozpocznie jego rozpatrywanie użytkownik otrzyma powiadomienie za pośrednictwem poczty elektronicznej o przyjęciu jego wniosku do rozpatrzenia.

Treść informacji e-mail:

1. Podmiot właściwy do udzielenia upoważnienia rozpoczął rozpatrywanie Twojego wniosku o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO.

(podstawa prawna: § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej – Dz. U. z 2012 r., poz. 466).

2. W przypadku stwierdzenia poprawności danych zawartych we wniosku zostaniesz niezwłocznie poinformowany za pośrednictwem poczty elektronicznej o wyznaczonym terminie zgłoszenie się w celu potwierdzenia tożsamości w siedzibie organu upoważniającego, lecz nie później niż w dniu 31 lipca 2012 r.

(podstawa prawna: § 11 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej – Dz. U. z 2012 r., poz. 466).

3. W przypadku stwierdzenia, że dane zawarte w wniosku są niepoprawne zostaniesz niezwłocznie poinformowany za pośrednictwem poczty elektronicznej o nienadaniu wnioskowi biegu.

(podstawa prawna: § 6 ust 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej – Dz. U. z 2012 r., poz. 466).