JST – Cofanie upoważnień

Instrukcja użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej

WPROWADZANIE DANYCH DO SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ

dla jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty

Cofanie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO

 

 

Wstęp

Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o systemie informacji oświatowej (Dz. U. nr 139 poz. 814 z póź. zm.) cofnięcie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO może nastąpić w następujących przypadkach:

  • gdy upoważnienie zostało udzielone na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych
  • gdy kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO zostaje odwołany z zajmowanego stanowiska (wniosek składany przez podmiot, który odwołał kierownika podmiotu)
  • cofnięcie upoważnienia pracownikowi podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO na wniosek upoważnionego pracownika lub kierownika tego podmiotu
  • w przypadku stwierdzenia potrzeby ponownego przeprowadzenia procedury weryfikacji dostępu do bazy danych SIO w trybie nadzoru sprawowanego przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.

Cofanie upoważnień w systemie SIO

W aplikacji występują dwa sposoby cofania upoważnień dostępu do bazy danych SIO. Jednym z nich jest możliwość cofania upoważnienia użytkownikowi z jednostki podrzędnej (na podstawie rozpatrzonych wniosków o upoważnienie). Drugą jest cofanie upoważnienia aktywnym pracownikom z tej samej jednostki organizacyjnej.

Opcje cofania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO są umieszczone w module Wniosek, zakładce Cofnięcie znajdującej się w sekcji Moje wnioski.

Cofanie upoważnień użytkownikowi z podrzędnej jednostki na podstawie rozpatrzonych wniosków

Tworzenie wniosku o cofnięcie upoważnień

Pracownik organu upoważniającego ma możliwość cofnięcia upoważnienia dostępu do bazy danych SIO użytkownikowi z podrzędnej jednostki. W tym celu należy wybrać pozycję Cofnij uprawnienia użytkownikowi z podrzędnej jednostki na podstawie rozpatrzonych wniosków.

Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem wyświetli się lista użytkowników, których wnioski zostały zatwierdzone.

Każdy uprawniony pracownik podmiotu nadrzędnego może cofnąć upoważnienie pracownikowi jednostki podrzędnej, musi jednak to wykonać z tej samej lokalnej bazy danych, na której upoważnienie zostało wydane.

.

Wyświetlana lista obejmuje wszystkie osoby, których wnioski zostały w przeszłości pozytywnie rozpatrzone w lokalnej bazie danych. Tabela zawiera następujące kolumny: imię, nazwisko, PESEL, jednostkę, którą reprezentuje upoważniona osoba. Klikając w odpowiedni rekord tabeli należy wskazać osobę, której ma zostać cofnięte upoważnienie. Po wciśnięciu przycisku pojawia się okno, które zawiera podgląd danych z upoważnienia wybranej osoby.

W powyższym oknie widnieje tylko jedno pole, które należy wypełnić. Opisuje ono powód cofnięcia upoważnienia. Lista wyboru posiada następujące wartości:

  • odwołanie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO w imieniu kierownika podmiotu
  • odwołanie upoważnienia do reprezentowania podmiotu udzielającego upoważnień
  • odwołanie ze stanowiska, rozwiązanie umowy lub wygaśnięcia mandatu kierownika podmiotu
  • stwierdzenie, w trybie nadzoru, potrzeby ponownego przeprowadzenia procedury dostępu do bazy danych SIO
  • udzielenie upoważnienia na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych.

Pole jest obligatoryjne – należy je wypełnić zgodnie ze stanem faktycznym.

Wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna komunikatu z prośbą o potwierdzenie chęci cofnięcia wybranego upoważnienia.

Po potwierdzeniu chęci cofnięcia upoważnienia pojawi się komunikat przypominający o potrzebie przetworzenia formularza w Panelu komunikacji, aż formularz znajdzie się w zakładce Zakończone.

Wysyłanie wniosku do systemu centralnego

W momencie wygenerowania wniosku o cofnięcie upoważnienia, jest on zapisany w lokalnej bazie danych SIO. Wniosek należy przesłać do systemu centralnego za pomocą Panelu komunikacji.

W celu wysłania zapisanych wniosków o cofnięcie upoważnienia do bazy danych SIO, należy przejść do widoku Panel komunikacji z systemem. W zakładce Do wysłania należy wykonać poniższe czynności:

  1. wybrać wnioski, które są przeznaczone do wysłania i zaznaczyć kontrolkę w tabeli przy każdym z nich, lub zaznaczyć wszystkie wnioski wybierając kontrolkę w nagłówku kolumny
  2. kliknąć przycisk umiejscowiony po prawej stronie pod tabelą.

Wykonanie tych czynności powoduje przeniesienie wybranych wniosków do zakładki Wysłane.

Kolejną czynnością jest sprawdzenie statusu doręczenia danych do systemu centralnego. Będąc w Panelu komunikacji należy wejść w zakładkę Wysłane. Podobnie jak miało to miejsce w poprzednim etapie, użytkownik zaznacza wnioski których status chce sprawdzić po czym klika w przycisk .

Poprawne sprawdzenie statusu skutkuje przeniesieniem wybranych uprzednio wniosków do zakładki Zakończone.

Cofanie uprawnienia aktywnemu pracownikowi Twojej jednostki

Tworzenie wniosku o cofnięcie upoważnień – etap I – placówka upoważniona przez organ upoważniający

Na pierwszej stronie widoku cofania należy zaznaczyć odpowiednią pozycję zgodnie z wykonywaną czynnością – Wybierz użytkownika z listy aktywnych pracowników Twojej jednostki.

Po wciśnięciu przycisku wyświetli się lista aktywnych pracowników jednostki (lista będzie dostępna tylko jeśli do bazy danych zaloguje się administrator lokalnej bazy danych:

  • dyrektor (administrator lokalnej bazy danych szkoły),
  • wójt lub burmistrz (administrator lokalnej bazy danych JST), itp.

Lista pracowników zawiera w kolumnach imię, nazwisko oraz numeru PESEL. Należy wskazać osobę, której ma zostać cofnięte upoważnienie klikając w odpowiedni rekord tabeli, a następnie nacisnąć przycisk . Okno, które pojawi się w wyniku tej akcji zawiera podgląd danych z upoważnienia wybranego użytkownika.

W powyższym oknie widnieje pole, które należy wypełnić. Opisuje ono powód cofnięcia upoważnienia. Lista wyboru posiada następujące wartości:

  • odwołanie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO w imieniu kierownika podmiotu
  • odwołanie upoważnienia do reprezentowania podmiotu udzielającego upoważnień
  • odwołanie ze stanowiska, rozwiązanie umowy lub wygaśnięcia mandatu kierownika podmiotu
  • stwierdzenie, w trybie nadzoru, potrzeby ponownego przeprowadzenia procedury dostępu do bazy danych SIO
  • udzielenie upoważnienia na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych

Pole jest obligatoryjne – należy je wypełnić zgodnie ze stanem faktycznym.

Wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna komunikatu, w którym należy potwierdzić chęć cofnięcia upoważnienia dostępu do bazy danych SIO.

Po potwierdzeniu chęci odebrania upoważnienia użytkownikowi, wyświetla się stosowny komunikat przypominający o konieczności wysłania danych do bazy danych SIO.

Wysyłanie wniosku do systemu centralnego

W momencie wygenerowania wniosku o cofnięcie upoważnienia, trafia on do lokalnej bazy danych SIO. Wniosek należy przesłać do systemu centralnego za pomocą Panelu komunikacji.

W celu wysłania zapisanych wniosków o cofnięcie upoważnienia do bazy danych SIO, należy przejść do widoku Panelu komunikacji. W zakładce Do wysłania należy wykonać poniższe czynności:

  1. wybrać wnioski, które są przeznaczone do wysłania i zaznaczyć kontrolkę w tabeli przy każdym z nich, lub zaznaczyć wszystkie wnioski wybierając kontrolkę w nagłówku kolumny
  2. kliknąć przycisk umiejscowiony po prawej stronie pod tabelą.

Wykonanie tych czynności powoduje przeniesienie wybranych wniosków do zakładki Wysłane.

Kolejną czynnością jest sprawdzenie statusu doręczenia danych do systemu centralnego. Będąc w Panelu komunikacji należy wejść w zakładkę Wysłane. Podobnie jak miało to miejsce w poprzednim etapie, użytkownik zaznacza wnioski, których status chce sprawdzić, po czym klika przycisk .

Poprawnie wysłany formularz pozostanie w zakładce Wysłane, a po najechaniu myszką na pomarańczowe koło pojawi się komunikat „Wysłane do kolejki powiadomień (do organu prowadzącego)”.

Tak wysłany wniosek trafia do organu upoważniającego, którego obowiązkiem jest zweryfikowanie i rozpatrzenie wniosku.

Po przetworzeniu formularza przez organ upoważniający jeśli dyrektor sprawdzi status formularza w aplikacji formularz znajdzie się w zakładce Zakończone.

Weryfikacja/akceptacja wniosku o cofnięcie upoważnienia – etap II – jednostki upoważniające

Rozpatrywanie wniosków o cofnięcie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO odbywa się na podobnej zasadzie jak ma to miejsce w przypadku rozpatrywania wniosków o udzielenie takiego upoważnienia. Należy wejść w zakładkę Cofnięcie umieszczonej na Liście operacji – dział Rozpatrywanie.

Przy użyciu przycisku należy pobrać wniosek do rozpatrzenia. Jeśli w systemie czeka na rozpatrzenie wniosek o cofnięcie upoważnienia to zostanie on wyświetlony w tabeli z wnioskami w zakładce Cofnięcie.

Oznaczenie wniosku jako rozpatrywany

Kolejnym krokiem jest oznaczenie wniosku, jako rozpatrywany. Czynność ta ma charakter formalnej zmiany statusu i jest informacją dla systemu, że użytkownik jednostki upoważniającej otrzymał wniosek i rozpoczyna etap jego rozpatrywania.

W celu oznaczenia wniosków, jako rozpatrywane należy:

  1. wybrać wnioski poprzez zaznaczenie kontrolki w tabeli przy każdym z nich, lub zaznaczyć wszystkie wnioski wybierając kontrolkę w nagłówku kolumny
  2. kliknąć przycisk umiejscowiony po prawej stronie pod tabelą

Po wykonaniu powyższej czynności wnioski zostają oznaczone w lokalnej bazie danych SIO jako rozpatrywane, a ich status zmienia się na Przyjęty do rozpatrzenia.

Wysłanie informacji o przyjęciu wniosków do rozpatrzenia

Kolejnym krokiem jest przesłanie informacji o przyjęciu wniosków do rozpatrzenia do bazy danych SIO. Należy przejść do Panelu komunikacji, a w zakładce Do wysłania wykonać poniższe czynności:

  1. wybrać wnioski, których aktualizacje statusów są przeznaczone do wysłania i zaznaczyć kontrolkę w tabeli przy każdym z nich, lub zaznaczyć wszystkie wnioski wybierając kontrolkę w nagłówku kolumny
  2. kliknąć przycisk umiejscowiony po prawej stronie pod tabelą.

Następną czynnością jest sprawdzenie statusu doręczenia danych do systemu centralnego. W Panelu komunikacji należy wejść do zakładki Wysłane. Użytkownik zaznacza wnioski, których status chce sprawdzić, po czym klika przycisk .

Rozpatrywanie wniosku

Kolejnym etapem procesu rozpatrywania wniosku jest jego akceptacja lub odrzucenie przez organ upoważniający. Należy powrócić do widoku Cofnięcie klikając odpowiedni formularz w części Rozpatrywanie znajdującej się w menu po lewej stronie.

Użytkownik wybiera z listy właściwy wniosek i klika przycisk , co powoduje wyświetlenie okna z podglądem szczegółowych danych wniosku.

Obowiązkiem organu upoważniającego jest weryfikacja danych zawartych we wniosku o cofnięcie upoważnienia i podjęcie decyzji dotyczącej akceptacji lub nie nadania wnioskowi biegu (czyli cofnięciu wniosku lub jego odrzuceniu).

Zarówno podczas akceptacji jak i odrzucania wniosku pojawia się okno, w którym należy potwierdzić swój wybór.

W kolejnym kroku korzystając z Panelu komunikacji wysłać informacje do bazy danych SIO o akceptacji lub odrzuceniu wniosku. W tym przypadku postępujemy zgodnie z wcześniejszymi wytycznymi dotyczącymi obsługi Panelu komunikacji. Należy pamiętać zarówno o wysłaniu do systemu informacji z odpowiedzią na wniosek, jak również sprawdzeniu statusu doręczenia tych danych do systemu.