Szkoła – Uczeń – Dane identyfikacyjne – import danych

Moduł: UCZEŃ

dla szkół i placówek oświatowych

Dane identyfikacyjne – import danych

Rejestracja ucznia posiadającego numer PESEL

Pierwszym etapem wprowadzania profilu ucznia do systemu SIO jest podanie jego danych identyfikacyjnych.

Aplikacja umożliwia grupowe wprowadzenie danych identyfikacyjnych ucznia – tzw. import danych.

Import danych identyfikacyjnych rozpoczyna się poprzez kliknięcie przycisku importuj listę uczniów – znak na liście uczniów.

Po kliknięciu tego przycisku w nowym oknie należy kliknąć wybrać plik do importu.

W oknie wyboru pliku, w którym należy wskazać plik w formacie CSV. Po wybraniu pliku należy kliknąć przycisk otwórz.

Po otworzeniu pliku otworzy się okno z listą uczniów do importu. Z tego miejsca można wysłać całą wczytaną listę uczniów (przycisk wyślij wszystko), wysyłać pojedyncze dane identyfikacyjne (przycisk wyślij po wybraniu ucznia) lub zmienić plik importu danych (przycisk zmień plik importu).

W przypadku rejestracji wszystkich danych identyfikacyjnych z pliku lub rejestracji pojedynczych osób aplikacja powiadomi o poprawnym zarejestrowaniu danych lub o błędzie podczas przesyłania danych odpowiednim symbolem obok danej osoby.

– znak oznacza, że dane identyfikacyjne osoby zostały poprawnie zapisane na liście uczniów.

– znak oznacza, że dane identyfikacyjne osoby nie zostały poprawnie zapisane na liście uczniów – w takim przypadku należy kliknąć na wybraną osobę w celu weryfikacji przyczyny błędu.

W przypadku rejestracji wszystkich osób, które znajdowały się w pliku importu należy kliknąć przycisk wyślij wszystkie. W trakcie operacji przesyłania danych istnieje możliwość jej przerwania po kliknięciu przycisku przerwij wysyłanie. Przycisk znajduje się w prawym dolnym rogu okna importu.

Błędy występujące podczas importu danych identyfikacyjnych oraz ich poprawa

Błędy, które mogą występować:

1. Uczeń o podanym numerze PESEL jest już zarejestrowany w tym podmiocie – błąd ten oznacza, że dany uczeń jest już zarejestrowany na liście uczniów i nie ma możliwości ponownego wysłania danych identyfikacyjnych.

2. Weryfikacja negatywna: podany zestaw danych identyfikacyjnych nie został odnaleziony w rejestrze PESEL. Możesz zarejestrować ucznia w trybie tymczasowym – błąd ten oznacza, że wprowadzone dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL) nie zostały odnalezione w rejestrze PESEL (jest to wymagane do poprawnej rejestracji danych identyfikacyjnych). Należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych (np. literówka, dane wprowadzone w odpowiednie pola, wprowadzone tylko pierwsze imię w pole imię itp.). W przypadku nieodnalezienia błędu we wprowadzonych danych, takiego ucznia można zarejestrować tymczasowo.

3. System rejestru PESEL jest niedostępny– błąd ten oznacza, że z powodu braku dostępu do rejestru PESEL nie można zarejestrować ucznia. Ten komunikat nie wymaga poprawiania wprowadzonych danych, wystarczy spróbować zarejestrować dane za jakiś czas.

4. Uczeń o takim imieniu, nazwisku i dacie urodzenia jest już zarejestrowany w podmiocie – błąd ten występuje przy próbie zarejestrowania ucznia bez numeru PESEL i oznacza, że takie dane identyfikacyjne zostały już zarejestrowane przez dany podmiot

5. Wystąpił błąd – komunikat ten pojawi się jeśli we wprowadzonych danych identyfikacyjnych pojawią się niedozwolone znaki. Należy poprawić wprowadzone dane.

Błędy w danych identyfikacyjnych można poprawić bezpośrednio w panelu importu danych identyfikacyjnych – po wybraniu danych, w których wystąpił błąd, wystarczy zmienić błędne dane, a następnie kliknąć wyślij.

Tworzenie pliku do importu danych identyfikacyjnych

Plik z danymi do importu musi być przygotowany w formacie CSV (comma-separated values, wartości rozdzielone przecinkiem). W samym pliku dane muszą być podane w odpowiedniej kolejności – w przeciwnym wypadku nie będzie można zarejestrować danych identyfikacyjnych z pliku.

Aby poprawnie zaimportować dane, w przygotowanym pliku CSV dane muszą być rozdzielone znakiem ; (średnik).

Dane powinny być zakodowane w formacie UTF-8, w przeciwnym przypadku konieczne będzie poprawienie danych w aplikacji przed ich wysłaniem.

W pierwszym wierszu pliku CSV powinny być wpisane nazwy kolumn, tzn. imię, nazwisko, PESEL. W przeciwnym przypadku (gdy w pierwszym wierszu będą wpisane dane ucznia) nie zostaną one zaczytane podczas importu.

Kolejność danych w pliku CSV powinna być następująca:

  • W przypadku danych z numerem PESEL
  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. PESEL
  • W przypadku danych bez numeru PESEL
  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. Pusta kolumna
  4. Data urodzenia w formacie (RRRR-MM-DD)

Plik o formacie CSV najłatwiej utworzyć na podstawie pliku XLS lub XLSX – zapisując dane w nowym formacie (CSV – rozdzielany przecinkami). Przed zapisaniem danych z pliku w formacie XLS lub XLSX należy dopilnować, aby dane były wprowadzone w prawidłowej kolejności.

W pierwszym wierszu tworzonego pliku CSV powinny być wpisane nazwy kolumn, tzn. imię, nazwisko, PESEL. W przeciwnym przypadku (gdy w pierwszym wierszu będą wpisane dane ucznia) nie zostaną one zaczytane podczas importu.

 

Następnie należy wybrać opcję zapisz jako w menu zapisu pliku w programie Excel. W oknie zapisu plik należy wybrać typ CSV (rozdzielany przecinkami) w „zapisz typ jako”.

Zapisany plik będzie można zaimportować w aplikacji SIO.

W przypadku importowania danych identyfikacyjnych bez numeru PESEL konieczne będzie uzupełnienie pola płci (oraz w przypadku uczniów, którzy nie są obywatelami polskimi statusu ucznia i kraju pochodzenia).